Тимоти Феррисс " 4-х ЧАСОВАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ" часть2

Шаг 2:

У – Устранение.

Любое знание не добавляет, оно сводит до минимума, другими словами, отбрасывает ненужное. Это не ежедневное увеличение, а ежедневное

уменьшение. Высшая степень развития всегда стремится к простоте.

                                                                     – Брюс Ли.

 

Глава 5.

Конец управления временем

Иллюзии и итальянцы...

Совершенство – это не когда нечего добавить, а когда нечего убрать.

—Антуан Де Сент-Экзюпери, пионер международных почтовых перелетов и автор «Маленького принца»

Бесполезно делать что-либо прилагая много усилий, если это можно сделать с меньшим              —Вильям Оккам, автор «Бритвы Оккама»

Только несколько слов об управлении временем: Забудьте все, что Вы знали.

В самом строгом смысле Вы не должны пытаться сделать больше в каждый день, пытаясь заполняться каждую секунду беспокойством работы. Мне понадобилось много времени, чтобы понять это. Я очень любил подход к оценке результатов по объёму выполненной работы.

Внешняя занятость, чаще всего используется как облик для того, чтобы избежать немногих критически важных, но некомфортных дел. Варианты почти безграничны для того, чтобы создать "занятость": Вы можете сделать несколько сотен бесполезных звонков, можете реорганизовывать Ваши контакты в Outlook, можете прогуляться по офису, в поисках документов, которые Вам не очень-то и нужны, или можете копаться в своём смартфоне в течение нескольких часов, в то время, когда Вам больше необходимо расставить свои задачи по приоритетам.

Фактически, если Вы хотите продвинуть лестницу в большей части корпоративной Америки, и принятие, что они действительно не проверяют то, что Вы делаете (давайте быть честными), только бегите вокруг офиса, держа сотовый телефон к Вашей голове и неся бумаги. Теперь. это - один занятой служащий! Дайте им поднимание. К сожалению для Новых Богачей,

это поведение не вытащит Вас само из офиса и не посадит Вас в самолет до Бразилии. Плохая собака. Ударьте себя газетой и укусите.

В конце концов, есть гораздо более хорошие возможности, и они сделают гораздо больше, чем просто улучшат Ваши результаты - они многократно их улучшат. Верите Вы этому или нет, но не только возможно достичь большего, делая при этом меньше, так этому нужно ещё и обязательно следовать.

Добро пожаловать в мир устранения.

Как Вы будете использовать продуктивность

Теперь, когда Вы определили то, что Вы хотите сделать с Вашим временем, Вы должны освободить это время для того, чтобы оно у Вас появилось. Хитрость, конечно, в том, чтобы сделать это, поддерживая или увеличивая Ваши доходы.

Целью этой главы и того опыта, который Вы получите, если будете следовать инструкциям, является увеличение Вашей личной  производительности до 100 и 500 %. Принципы - одинаковы и для служащих и для предпринимателей, но цели этого увеличения продуктивности полностью отличаются.

Во-первых, служащие. Служащие увеличивают продуктивность, чтобы улучшить навыки ведения переговоров исходя из двух целей: поднять зарплату и договориться об удалённой работе. Вспомните, что, был написано в первой главе этой книги - общий процесс присоединения к Новым Богачам –

Определение-Устранение-Автоматизация-Освобождение, как мы уже поняли, но так как служащие всё ещё являются наёмными рабочими, должны действовать по схеме Определение-Устранение-Освобождение-Автоматизация. Причина кроется в окружение. Они должны Освободить себя от офисного окружения прежде, чем они смогут работать десять часов в

неделю, например, потому что в том окружение ожидания людей состоят в том, что Вы будете просто плыть по течению с 9 до 6. Даже если Вы начнёте делать в два раза больше, чем Вы делали раньше, и если Вы при этом работаете в 4 раза меньше, чем все остальные, остаётся шанс получения извещения об увольнении. Даже если Вы будете работать 10 часов в неделю и делать в два раза больше, чем все остальные люди, работающие по 40 часов, то коллективным ответом будет: "Работай 40 часов в неделю и делай в 8 раз больше". Это - бесконечная игра, из которой Вы должны выйти следовательно, потребность в Освобождении первична.

Если Вы служащий, то эта Глава увеличит Вашу ценность и сделает более болезненным для компании Ваше увольнение, чем повышение зарплаты или разрешение на удаленную работу. Это и есть Ваша цель. Как только она будет достигнута, Вы сможете наконец-то сократить много времени, которое тратилось на бюрократические проволочки и использовать

высвободившееся время, чтобы выполнить «мечты во времени».

Цели предпринимателя менее сложны, поскольку в основном цель состоит в том, чтобы увеличить прибыль. Но, на самом деле цель состоит в том, чтобы уменьшить объем работы, которую Вы выполняете, увеличивая доход. Это поможет подготовить почву для того, чтобы заменить себя Автоматизацией, которая в свою очередь даст Вам Освобождение.

Для обоих путей подготовлено несколько объяснений.

Результативность против Продуктивности

Результативность даёт Вам то, что приближает Вас к Вашим целям. Продуктивность выполняет поставленную задачу, в независимости от того – важная она или нет, в типичной общеэкономической манере. Быть продуктивным без цели достигнуть какого-то результата – это как бесконечный процесс создания пустоты во вселенной.

Я считал бы лучшим продавцом того, который быстрее всех бегает от одной двери к другой, вообще не делая перерывов, ведь он очень продуктивен – но, к сожалению, он совершенно не результативен. Он бы продал гораздо больше если бы он использовал транспортное средство, или посылал письма с предложением купить товар по почте.

Это также относится к людям, которые проверяют 30 раз в день электронную почту и создают сложную систему правил папок и сложных методов для того, чтобы гарантировать, что каждый из тех 30 "мозговых насильников" получат ответ на их письмо как можно быстрее. Я был когда-то профессионалом в кручении этого бельичего колеса. Это эффективно на извращенно низком уровня развития, но совсем не эффективно.

Вот два трюизма, которые стоит держать в голове:

1. Выполнение чего-то неважного - не делает это дело важным.

2. Если Вы тратите много времени на выполнение какого-то дела – оно не становится от этого важным.

Начиная с этого момента и далее, помните одно: то, Что Вы делаете, бесконечно более важно чем то, как Вы делаете это.

Эффективность все еще остаётся важной, но она бесполезна если не применять её к нужным делам.

Чтобы найти правильные дела, мы должны будем пойти в сад.

Парето и его сад:

80/20 и освобождение от дел, не приносящих результата

                                  Если что-то можно измерить, то этим можно управлять.

                                    —Питер Дрюкер, теоретик менеджмента, автор 31 книги,

                                                             награжден Президентской Медалью Свободы

Четыре года назад, экономист изменил мою жизнь навсегда. Мне стыдно, что я никогда не смогу купить ему что-нибудь выпить. Мой дорогой Вильфредо умер почти 100 лет назад.

Вильфредо Паретто был коварным и спорным экономистом, с некоторой крапинкой социолога, который жил с 1848 до 1923. Инженер по образованию, он начал свою карьеру, управляющим угольными шахтами, и позже следовал за Леоном Валрасом как Глава кафедры политической экономики в Университете Лозанны в Швейцарии. Его основная работа: «Cours d' economic politique» включал тогда малоисследованный "закон" распределения дохода, которое будет позже иметь его имя: "Закон Парето" или "Распределение Парето", в прошлом десятилетии он также назывался «Принцип 80/20».

Математическая формула, которую он имел обыкновение демонстрировать - чрезвычайно неравное, но предсказуемое распределение богатства в обществе - 80% богатства и дохода на земле, была произведена 20% населения, и это применялось даже вне пределов экономики. Действительно, правдивость формулы могла быть найдена почти всюду. Восемьдесят процентов гороха в саду Парето были произведены 20% стручков гороха, которые он привил, например.

Итог закон Парето можно выразить следующим образом:

 80% ваших результатов проистекают из 20% Ваших затрат.

 В зависимости от контекста, это может звучать так:

80 % последствий вытекают из 20 % причин.

80 % результатов вытекают из 20% усилия и время.

80 % прибыли компании вытекают из 20% продуктов и клиенты.

80 % всей прибыли фондового рынка подняты 20% инвесторов и 20 % индивидуальных портфелей.

Список можно продолжать бесконечно, и отношение часто искажается еще более сильно: 90/10, 95/5., даже 99/1. И в этом нет ничего обычного, но минимальное отношение, которого надо придерживаться - 80/20.

Когда я столкнулся с работой Парето однажды поздним вечером, Я работал как раб большем чем по 15 часов в день семь дней в неделю, и чувствовал себя полностью разбитым и беспомощным. Я проснулся бы на рассвете, чтобы сделать звонки в Великобританию, потом бы работал в привычное для Соединенных Штатов Америки время с 9 до 17:00, а закончил бы после

полуночи, делая звонки в Японию и Новую Зеландию. Я застрял на безудержном грузовом поезде без тормозов, закидывая уголь в печь из-за отсутствия лучшего выбора. Столкнувшись с  выбором между выгоранием на работе или с возможностью протестировать идеи Парето в своей жизни, я выбрал последнее. Следующим утром я начал разбор моей деловой и личной жизни через призму двух вопросов:

1. Какие 20 % источников вызывают 80 % моих проблем и несчастья?

2. Какие 20 % источников приводят к 80 % моих желательных результатов и счастья?

На следующий день, я отложил все, по-видимому, срочное и сделал самый интенсивный, из вообще возможных, обнажающих всю правду, анализов жизни. Я применил эти вопросы ко всем сферам моей жизни - от моих друзей и клиентов

до того, как я отдыхаю. Но не стоит думать, что у Вас все будет правильно и хорошо - правда часто ранит. Цель состоит в том, чтобы найти Ваши неэффективные стороны, чтобы устранить их и найти Ваши сильные стороны, чтобы многократно их усилить. В течении тех 24 часов, когда я делал анализ, я встроил несколько простых, но эмоционально трудных решений, которые, буквально говоря, изменили мою жизнь навсегда и позволили изменить мой стиль жизни на тот, которым я теперь наслаждаюсь.

Первое решение, которое я принял – это превосходный пример того, насколько большие и быстрые результаты можно получить от инвестиции в это аналитическое сбрасывание жира: я прекратил связываться с 95% моих клиентов и уволил ещё 2%, оставив себе работу с лучшими 3% из производителей.

Из более чем 120 оптовых клиентов в лучшем случае 5 приносили мне 95 % дохода. Я тратил 98% своего времени, работая с остальными, в то время как вышеупомянутые 5 клиентов, работали со мной регулярно без всяких просьб, убеждений, или уговаривания. Другими словами, я работал, потому что я чувствовал, как будто бы я должен был что-то делать с 9 до 6. Я не мог понять, что заполнять работой каждый час с 9 до 6 – это не цель; это - просто схема, которую использует большинство людей, в независимости от того необходимо это или нет. Мне несколько раз доводилось делать то, что называют работа- ради- работы (Р-для-Р), наиболее ненавистный неологизм в словаре Новых Богачей.

Абсолютно все, и я имею в виду именно 100%, всех моих проблем и несчастий происходили из непродуктивного большинства клиентов, кроме двух больших клиентов, которые были просто экспертами мирового класса, использовавшими подход к бизнесу: "вот огонь, который я зажёг, теперь Вы должны донести его всем". Я переключил всех этих непродуктивных

клиентов в пассивный режим: если они сделают заказ – хорошо, отправим им факс. Если нет - я не пошевелю и пальцем: никаких звонков, никаких писем, ни-че-го. Это позволило мне посвятить моё рабочее время двум большим клиентам, которые были профессиональными игроками рынка, но, в то же время, приносили только 10% итогов.

У Вас всегда будут плохие клиенты и это - затруднительное положение, которое вызывает все виды проблем, не мало из которых являются причиной ненависти к себе и депрессии. Исходя из этого, я взял их запугивания, оскорбления, отнимающие время аргументы и тирады как стоимость ведения любых дел с ними.

Я понял, во время выполнения анализа «80/20», что два клиента были источниками почти всех моих несчастий и злости, которые бывали у меня в течение дня, и это обычно перетекало в мое личное время, продолжая меня колбасить даже ночью, когда я занимался самобичеванием: "я должен был сказать ему то-то и то-то…". Я наконец пришёл к выводу: эффект на мое

чувство собственного достоинства и настроение не стоит никаких финансовых выгод. Я не нуждался в деньгах, и я решил применять этот вывод в моей жизни. Клиенты всегда правы, не так ли? Как часть ведения торговли, правильно? Нет, черт возьми. Только не для Новых Богачей. Я уволил их задницы и наслаждался каждой секундой этого процесса. Первая беседа

прошла примерно так:

Клиент: «Что за &#@S? Я заказал два кейса, и они прибыли на два дня позже [Заметьте: Он послал заказ не тому человеку неверным способом, и это несмотря на постоянные напоминания.] Вы парни - самая неорганизованная связка идиотов, с которыми я когда-либо работал. У меня 20 лет опыта в этой промышленности, и это – худший!»

Любой Новый Богач, - в этом случае, я: «Я убью Вас. Бойтесь, очень бойтесь.»

Я бы хотел так сказать. Я действительно репетировал это миллион раз в своём умственном театре, но, на самом деле, я ответил следующее:

Мне очень жаль это слышать. Вы знаете, я принял Ваши оскорбления и мне кажется, что мы не будем вести с вами дел больше никогда. Я рекомендовал бы, чтобы Вы хорошо покопались в себе, откуда эта неудовлетворенность и злость в Вас берется. В любом случае, я желаю Вам хорошего самочувствия. Если Вы захотите купить что-либо у нас, мы будем счастливы обслужить Вас, но только если Вы сможете держать себя в руках и не срываться на оскорбления. У Вас есть номер нашего факса. Всего лучшего и хорошего дня. [Бип-бип-бип].

Я сделал это 1 раз по телефону и один через электронную почту. И что случилось? Я потерял одного клиента, но другие при этом изменили своё поведении и просто начали отправлять заказы. Снова, снова и снова. Проблема была решена. С минимальными затратами. И я стал гораздо более счастливым.

В дальнейшем я определил характеристики пяти моих лучших покупателей и, в течение следующее недели, уволил трёх своих клиентов на основании их профилирования по этим характеристикам. Помните, больше клиентов – совсем не означает что у Вас будет больше дохода. Больше клиентов - это не цель, и чаще всего она перерастает в 90% мелких дел и даёт всего лишь 1-3% увеличения прибыли. Не совершайте ошибку - максимальный доход от минимально необходимых затрат (включая минимальное число клиентов) является первичной целью. Я удвоил мои усилия, но теперь только в отношении главных моих клиентов, и сосредоточился на том, чтобы увеличивать размер и частоту их заказов.

Какие были результаты? Я перешел от облизывания 120 клиентов к простому получению больших заказов от 8. Без всяких постоянных звонков и напоминаний по электронной почте. Мой ежемесячный доход, при этом, увеличился от 30000$ до 60000$ через четыре недели и мои временные затраты снизились с 80, до, приблизительно, 15 часов в неделю. Но самым важным итогом было то, что я стал счастлив и стал более оптимистичным и свободным впервые за более чем два года.

В последующие недели, я применил принцип «80/20» к множеству областей моей жизни, включая следующие:

1. Реклама

Я определил рекламу, которая приносила мне около 80% дохода и увеличил затраты на неё, устраняя все остальные способы, в то же время. Мои затраты на рекламу снизились более чем на 70%, а мои доходы при этом почти удвоились с месячных $15 K до $25K за 8 недель. Это могло бы случиться мгновенно, если бы использовал радио, газеты, или телевидение

вместо журналов с длительным переходом людей от просмотра к заказу.

2. Онлайн Аффилиаты и Партнеры

Я уволил больше 250 онлайн аффилиатов с низким доходом или поместил их в режим ожидания, чтобы сосредоточиться вместо этого на двух филиалах, которые производили 90% дохода. Время, которое я затрачивал на управление ими уменьшилось с 5-10 часов в неделю до 1 часу в месяц. При этом, доход этих онлайн-партнеров увеличился более чем на 50 % в том же самом месяце.

Замедлитесь и запомните это: Большинство вещей абсолютно не важны. Быть занятым эта такая форма лени, лени мышления и неразборчивых действий.

Быть перегруженным зачастую столь же непродуктивно как не делать ничего и, при этом, намного более неприятно.

Быть избирательным – делать меньше – это путь к продуктивности. Сосредоточьтесь на нескольких важных задачах и игнорируйте остальные.

Конечно, прежде, чем Вы сможете отделить плевна от зерен и устранить многие Ваши действия в новом окружении (новая ли это работа или новое предприятие), Вы должны будете перепробовать много всего, чтобы определить что же вытягивает из Вас больше всего сил. Грубо говоря, бросьте всё это на стену и посмотрите что прилипнет. Это - часть процесса, но вряд ли займёт больше чем месяц или два.

Очень легко попасть в наводнении мелочей, и ключ здесь не в том, чтобы не чувствовать спешку, а помнить, что нехватка времени - фактически нехватка приоритетов. Возьмите немного времени, чтобы остановиться и почувствовать запах роз, или – может быть в Вашем случае - чтобы посчитать стручки на горошине.

Иллюзия рабочего дня с 9 до 6 и Закон Паркинсона

«Я увидел банк, на котором было написано: «Работаем 24 часа в сутки», но у меня не так много времени.»     —Стивен Райт, комедиант

Если Вы - служащий который, тратит большую часть времени на ерунду - это не Ваша ошибка. Зачастую у Вас просто нет стимулов использовать время лучше, если Вам не будут за это доплачивать. Мир просто согласился перетаскивать бумаги туда-сюда между 9:00 и 18:00, и так как Вы попались в эту офисную ловушку, то Вам просто приходится придумывать какую-

нибудь работу, чтобы заполнить время. Время никогда не хватает именно потому, что времени слишком много. Это понятно.

Но теперь, когда у Вас есть новая цель ведения переговоров об удаленной работе вместо того, чтобы только забирать зарплату, пришло время пересмотреть статус-кво и стать продуктивным. Лучшие работники всегда имеют больше рычагов давления.

Для предпринимателя бесполезное использование времени – вопрос плохих привычек и имитации. И я не исключение. Большинство предпринимателей были когда-то наёмными рабочими и пришли из культуры офисного рабства. Поэтому они адаптируют тоже самое расписание, в независимости от того, как они функционируют в 9 часов утра и действительно ли им необходимо 8 часов времени, чтобы заработать столько времени, сколько им необходимо. Этот список – коллективное социальное соглашение и наследство динозавров, измеряющее вашу результативность по объем выполненной работы. Как

такое может быть, чтобы все люди на земле нуждались именно в 8 часах, чтобы выполнить свою работу? Это – чушь. Работа с 9 до 6 – это просто произвольное предположение. Вам не нужно работать 8 часов в день, чтобы стать законным миллионером – забросьте эти мечты о жизни как у них.

Даже восемь часов в неделю являются зачастую чрезмерными, но я не ожидаю, конечно, что все Вы сразу мне поверите. Я знают, что Вы вероятно чувствуете, поскольку я тоже чувствовал это в течение долгого времени: вам даже не хватает времени в сутках.

Но давайте рассмотрим несколько вещей, с которыми вы не сможете не согласиться.

Так как у нас есть 8 часов, которые мы должны заполнит - мы заполняем 8 часов. Если бы у нас было 15 часов работы – мы бы заполнили 15. Если бы у нас был кризис и нам нужно бы было выполнить работу за 2 часа – мы бы магическим образом выполнили её за 2 часа.

Это всё связано с законом, в который меня посвятил Эд Жо весной 2000.

Я приехал в аудиторию, возбужденный и неспособный на чём-либо сконцентрироваться. Через 24 часа последний документ, ценность которого составляла 25% семестра, должен был быть выполнен. То, что я выбрал - взять интервью у главных руководителей стартапов и сделать всесторонний анализ их деловой модели. В последнюю минуту корпоративные власть имущие решили, что я не могу взять интервью у двух ключевых фигур или использовать их информацию из-за проблем с конфиденциальностью и предосторожностями перед IPO. Для меня игра была закончена.

Я подошёл к Эду после занятий, чтобы сообщить ему дурные вести.

«Эд, я думаю, что мне нужно время для выполнения этого задания». Я объяснил ситуацию, и Эд улыбнулся прежде, чем он ответил мне, без каких либо намёков на беспокойство: "Я думаю, что Всё будет в порядке. Предприниматели – это те люди, кто заставляет события случаться, верно?"

Двадцать четыре часа спустя и за одну минуту до крайнего срока, поскольку его помощник был в офисе, я сдал заключительный документ на 30 страниц. Он был основан на различных компаниях, которые я нашел, у которых взял

интервью, и проанализировал сидя ночью ха большим количеством кружок с кофе, чтобы меня наконец дисквалифицировали с Олимпийских Игр. В итоге, это закончилось тем, что это оказалась лучшая работа их тех, которые я писал за последние четыре года, и я получил высший бал.

Прежде, чем я ушёл из аудитории в предыдущий день, Эд дал мне один хороший совет:

Закон Паркинсона.

Закон Паркинсона ставит такое условие, что важность задачи увеличивается в зависимости от времени, выделенного для её завершения. Это - волшебство крайнего срока. Если я дам Вам 24 часа, чтобы закончить проект, давление времени вынудит Вас сосредоточиться на выполнении задачи, и у Вас не будет никакого выбора, кроме как выполнить её. Если я дам Вам неделю, чтобы закончить ту же самую задачу, то шесть дней Вы будете слоняться туда-сюда и ничего не сделаете. Если я дам Вам два месяца, да простит меня Бог, это просто станет огромным ментальным монстром. Лучше всего делаются те задачи, у которых был выставлен короткий крайний срок и на которых было сильнее всего сконцентрировано внимание.

Это показывает один очень любопытный феномен. Есть два синергитических подхода для того, чтобы увеличить продуктивность, которые являются инверсиями друг друга:

1. Ограничивайте количество задач, оставляя только самые важные, чтобы сократить время работы («80/20»).

2. Сократите время работы, чтобы сделать её более важной (Закон Паркинсона).

Лучшее решение состоит в том, чтобы использовать оба подхода вместе: определите несколько критических задач, которые максимально увеличат Вашу прибыль и запланируйте их на максимально короткий крайний срок.

Если Вы не определите критическую задачу и при этом быстро и агрессивно не начнете её делать, при этом жестко установив начало и конец работы, то незначительные дела станут важными. Даже если Вы будете знать какие задачи являются важными, но при это не будете выставлять крайние сроки, которые фокусируют Вас на их выполнении – незначительные задачи будут становиться важными, раздуваться, и занимать всё Ваше время, пока не выскочит другой пакет мелочей, чтобы тоже стать важным. В итоге в конце дня Вы обнаружите, что ничего не сделали. Как ещё можно сделать что-то важно, оставив всего несколько задач и проверяя почту весь день? Не стоит плохо себя чувствовать. Я провел месяцы, прыгая от одного отвлекающего дела к следующему, чувствуя, что я буду бегать возле своего бизнеса вместо того, чтобы бы мой бизнес бегал вокруг меня.

Принцип «80/20» и Закон Паркинсона - два краеугольных понятия, которые будут повторно встречаться в последующих частях книги. Большинство источников чего-либо – бесполезно, и время тратиться впустую в пропорции к тому количеству времени, которое Вам доступно.

Обезжиренная продуктивность и свобода времени начинается с ограничения перегрузки информацией. В следующей главе мы подсадим Вас на реальный завтрак чемпионов: Низко-информационную Диету. Дюжина кексов и 1 вопрос

     «Если Вы спешите – это не значит, что Вы стараетесь.»    —Сенека

Маунтин Вью, Калифорния

«Субботы - мои свободные дни» - сообщил я толпе незнакомцев, уставившихся на меня, друзей друга. И это было правдой. Вы сможете есть отруби и цыпленка семь дней в неделю? Я - нет. Не будьте настолько поверхностны.

Между моим десятым и двенадцатым кексом, я плюхнулся на кушетке, чтобы насладиться сахаром, пока часы не пробили полночь и не вернули меня в реальность к моей взрослой жизни и диеты воскресенья-пятницы. Был другой гость на вечеринке, сидевший рядом со мной на стуле, нянча стакан вина, не двенадцатый, конечно, но и далеко не первый, и мы начали беседу. Как обычно. Я должен был изо всех сил пытаться ответить на вопрос: "Что Вы делаете?" и, как обычно, мой ответ заставлял людей задуматься, был ли я патологическим лгуном или преступником.  Как было возможно тратить так мало времени на производство дохода? Это – хороший вопрос.  Это - вопрос.

В почти всех отношениях у Чарни было все. Он счастливо был женат, у него двухлетний сыном и ещё один должен был появится на свет через три месяца. Он был успешным продавцом технологий, и хотя он хотел заработать 500 000$ или больше ежегодно, его финансовое состояний был вполне остаточным.

Он всегда задавал хорошие вопросы. Я только что, как раз, вернулся из поездки за границей и планировал новое приключение в Японии. Он промучил меня в течение двух часов с вопросом: «Как можно тратить так мало времени на

зарабатывание денег?»

Тогда я предложил: «Если тебе это интересно, я могу показать тебе пример того, как это можно сделать и ты должен будешь ему следовать. И тогда ты поймешь как я это делаю».

Чарни согласился. Единственно чего у него не было - это время.

После одного электронного письма и пяти недель практики, у  Чарни были хорошие новости: Он достиг больше на прошлой неделе, чем он достиг за предыдущие четыре вместе взятые. Он сделал так, чтобы теперь брать в понедельник и в пятницу выходной и проводить еще по крайней мере 2 часа в день с семьей. С 40 часов в неделю он сократил рабочее время до 18 часов и при этом его результаты увеличились в 4 раза.

Произошло ли это благодаря обучению в горах или благодаря секретному обучению Кун-фу? Нет. Может быть это был новый секрет японского управления или лучшее программное обеспечение? Нет. Я всего лишь попросил, чтобы он сделал одну простую вещь, выполняя её последовательно и непрерывно. По крайней мере три раза в день в запланированное время, он должен был спросить себя:

Я продуктивен или просто активен?

Чарни описал сущность этого вопроса менее абстрактной формулировкой:

Изобретаю ли я дела, которые помогают мне избежать выполнения важных дел?

Он устранил все действия, которые он использовал как костыли для своих отговорок и начал сосредотачиваться на том, чтобы демонстрировать результаты вместо того, чтобы показать занятость. Занятость – это зачастую только скрытая бессмысленная работа. Вам придётся быть жестокими и подрезать жирок. Потому что у Вас вполне может быть Ваш кекс и Вы можете закинув ноги есть его.

            

Вопросы и действия

«Мы сами создаем для себя стресс, потому что нам кажется, что мы должны так сделать. Просто должны. Я избавилась от этого чувства.»

                         —Опра Уинфри, актриса и ведущая ток-шоу, Шоу Опры Уинфри

Ключ к наличию большего количества времени - делать меньше, и есть два пути достижения этого результата, и оба способа должны использоваться вместе:

(1) Напишите короткий список дел, которые необходимо выполнить и (2) напишите список дел, которые делать не надо.

Вот несколько гипотетических примеров, которые помогут нам начать:

1. Если бы у Вас случился сердечный приступ и, Вам пришлось бы работать не более 2-х часов в день, что бы Вы сделали?

Не пять часов, не четыре часа, не три, а именно - два часа. Это не то, к чему я хочу Вас в итоге привести, но это – хорошее начало. Более того, я слышу как Ваш мозг уже брюзжит: Это смешно. Невозможно! Знаю - знаю. Если Я скажу Вам, что Вы выживите, сохраняя достаточно хорошее самочувствие, если будете в течение многих месяцев спать по 4 часа в день,

Вы бы мне поверили? Вероятно, нет. Несмотря на это, миллионы новых матерей делают это всё время. Это упражнение не из тех, которые можно не делать. Доктор предупредил Вас, что по результатам трёх операций, если Вы не сократите свой рабочий день до двух часов, хотя бы на первые три месяца, - Вы умрете. Как бы Вы сделали это?

2.Если бы у Вас случился второй сердечный приступ и, Вам пришлось бы работать не более 2-х часов в неделю, что бы Вы сделали?

3. Если бы Вам приставили пистолет к голове и заставили бы прекратить заниматься 4/5 различных, отнимающих время, дел, то что бы это было?

Для простоты необходима беспощадность. Если бы Вы должны были перестать делать 4/5 отнимающих много времени дел -e- mail'ы, звонки по телефону, беседы, документы, встречи, реклама, клиенты, поставщики, продукты, услуги, и т.д. – от чего бы Вы отказались, чтобы свести отрицательный эффект на Ваши доходы к минимуму? Только использование этого вопроса даже раз в месяц, может удержать Вас на Вашем пути.

4. Назовите три самых главных действия, которыми Вы забиваете время, чтобы чувствовать себя так, будто Вы были эффективным. Они обычно используются, чтобы отложить более важные действия (зачастую неудобные, потому что есть шанс, что Вам откажут или что-то пойдет не так). Будьте честны сами с собой, так как всем нам иногда приходится это делать. Какими действиями вы отвлекаете себя от серьезной работы?

5. Учитесь спрашивать, себя: «Если бы это было единственное дело, которое я бы смог сегодня сделать, то был бы я удовлетворен своим днем?»

Не приезжайте в офис и не садитесь за компьютер, без ясного списка приоритетов. Вы только прочитаете бесполезную электронную почту, и бесполезно размажете ваш мозг по всему дню. Составляйте список дел на завтра не позже, чем сегодня вечером. Я не рекомендую использовать Outlook или компьютеризированные списки дел, потому что у Вас есть все шансы

добавить бесконечное число дел. Я использую стандартный лист бумаги A4, свернутый три раза, который отлично вмещается в кармане и ограничивает Ваш список дел всего несколькими пунктами.

Никогда не должно быть больше двух пунктов в день для решения критических или очень важных задач. Никогда.

Единственно исключение, если дела –имеют критически высокое воздействие на вашу жизнь. Если Вы застреваете, пытаясь решить между многими пунктами – какое же из дел важнее, как иногда случается со всеми нами, то взгляните на каждого из этих дел и спросите себя: «Если бы это было единственное дело, которое я бы смог сегодня сделать, то был бы я удовлетворен своим днем».

Чтобы узнать действительно ли это срочное дело, спросите себя: "Что случится, если я не сделаю этого, и стоит ли это того, чтобы отложить более важные дела?" Если Вы ещё не выполнили, по крайней мере, одну важную задачу за день, не тратьте оставшийся рабочий час, выплачивая штраф в ГАИ, чтобы избежать пени размером в 50 рублей. Сделайте важную задачу и заплатите 50 рублей.

6. Наклейте стикер на Ваш монитор или поставьте напоминание в программе Outlook, которое не меньше трёх раз в день будет задавать Вам вопрос: "Ты сейчас занимаешься тем делом, которое позволяет тебе избежать выполнение важного дела?"

7. Не надо выполнять много дел одновременно.

Я собираюсь рассказать Вам то, что Вы уже знаете. Невозможно  одновременно: чистить зубы, говорить по телефону и отвечать на электронную почту. А кушать, во время выполнения интернет исследования, параллельно общаясь в ICQ? Тот же ответ.

Если Вы располагаете задачи по приоритетам должным образом, то нет необходимости делать много дел одновременно.

Это - признак "расползания задач" - делать больше, чтобы чувствовать себя продуктивным, фактически достигая меньших результатов. Повторюсь: Вы должны иметь, максимум, две основных цели или задачи в день. Сделайте их отдельно от начала до конца, не отвлекаясь. Разделение внимания приведет к более частым прерываниям, неудачам в концентрации на задаче, более плохих итоговых результатах, и меньшем количестве вознаграждения.

8. Используйте закон Паркинсона на макро и микро-уровне.

Используйте Закон Паркинсона, чтобы сделать больше за меньшее время. Сократите списки и крайние сроки, чтобы ускорить сосредоточение на задаче и предотвратить промедление.

На еженедельном и ежедневном макро-уровне, попытайтесь заканчивать работу в 16:00 и взять в понедельник и/или в пятницу дополнительный выходной. Это сосредоточит Вас на расстановке приоритетов и весьма возможно улучшит социальные навыки. Если под надзором подобного ястребу босса, то мы обсудим все детали и хитрости того, как избавиться от

офисного рабства в дальнейших Главах.

На микро-уровне, ограничьте число пунктов в Вашем списке дел и используйте минимально возможные крайние сроки, чтобы вызвать немедленное действие, игнорируя все мелочи.

Вызов комфорту

Учитесь предлагать (2 Дня)

Прекратите спрашивать мнения и начните предлагать решения. Начните с маленьких вещей. Если кто-то собирается спросить или спрашивает: "Где мы будем есть?", "Какое кино мы будем смотреть?", "Что мы будем делать сегодня вечером?" или что-нибудь подобное, то НЕ отвечайте вопросом на вопрос:"А что бы ты хотел...?" Предложите решение. Перестаньте

переминаться с ноги на ногу и примите решение. Практикуйте это как личной жизни, так и в работе. Вот несколько примеров, которые могут помочь (мои любимые - первый и последний):

«Можно мне кое-что предположить?»

«Я предлагаю...»

«Я хотел бы предложить...»

«Я предлагаю вот что - ... Что Вы думаете?»

«Давайте попробуем... а затем будем пробовать что-то другое, если это не сработает».

Глава 6.

 Низко-информационная диета

«Развивая выборочное незнание

Довольно очевидно, что потребляет информация: она потребляет внимание своих получателей. Следовательно, распространение  информации

создает недостаток внимания и необходимость распределять это внимание эффективно среди чрезмерного изобилия источников информации.»

—Герберт Симон, награжден Нобелевской премией по экономике[8] и премией А.М.Туринга, Нобелевской премией по компьютерной науке

«После определенного возраста чтение отвлекает человеческий разум от творческого поиска. Каждый, кто слишком много читает и мало использует свой мозг, впадает в ленивую привычку размышлять.»

                                                                              —Альберт Эйнштейн

Я надеюсь, что Вы сидите. Выньте бутерброд из своего рта, чтобы не подавиться. Закройте детям уши. Я собираюсь сказать Вам то, что расстраивает очень много людей.

Я никогда не смотрю новости и купил одну единственную газету за прошедшие пять лет, в Аэропорту Stansted в Лондоне, и только потому, что это дало мне скидку на Pepsi.

Меня можно бы было обвинить в сектантстве, но в последний раз, когда я проверял, Pepsi не предлагали. Как непристойной! Как я могу называть себя информированным и ответственным гражданином? Как я могу быть

современным в текущих делах? Я отвечу на все эти вопросы, но пождите – вам станет лучше. Я проверяю деловую электронную почту в течение приблизительно часа каждый понедельник, и я никогда не проверяю голосовую почту когда я за границей. Никогда-никогда.

Но что, если у кого-то случится чрезвычайная ситуация? Она не случится. Люди, с которыми я контактирую теперь знают, что я не отвечаю на чрезвычайные ситуации, таким образом чрезвычайные ситуации так или иначе не существуют или не приходят ко мне. Проблемы, как правило, решаются сами или исчезают, если Вы перестаёте быть местом, куда сливают

информацию и предоставляете этот «счастливый» шанс другим.

Развивая отборную неосведомленность

       «Есть множество вещей, о которых мудрый человек хотел бы не знать.»

                                                                    —Ральф Вальдо Эмерсон (1803-1882)

Начиная с этого момента, я хочу предложить, чтобы вы развили странную способность быть выборочно неосведомленными. Неосведомленность может быть счастьем, но это ещё и практично. Очень важно, чтобы Вы научились

игнорировать или переадресовывать всю информацию и отвлекающие дела, которые не нужны Вам, незначительны, и неприменимы в жизни. Лучше все три.

Первый шаг – развитие и поддержка низко-информационной диеты. Так же, как современный человек потребляет слишком много калорий и калорий без пищевой ценности, информационные рабочие потребляют избыточные данные и из неправильных источников. Дизайн моего стиля жизни основан на выдаче огромного количества действий. Увеличенная отдача требует уменьшенных затрат. Большая часть всей информации является отнимающей много времени, негативной, несоответствующей Вашим целям, и вне зоны Вашей ответственности. Я настаиваю на том, чтобы Вы взглянули на всё, что Вы читали или смотрели сегодня и сказали мне, что это не было даже на тройку по 5-ти бальной шкале. Я читаю заголовки размещенные на первой полосе, когда прохожу мимо газетных автоматов, по пути на обед и ничего больше. Через пять лет у меня не было ни одной проблемы благодаря этой отборной неосведомленности. Это дает Вам новую возможность – спросить остальную часть населения вместо светской беседы: «Скажите мне, что нового происходит в мире?»

И, если это действительно важно, то Вы услышите, что люди говорят об этом. Используя мой метод «подсмотренных  заметок» в отношении международных дел, я также приобретаю больше чем тот, кто за деревьями не видит леса в море посторонних деталей.

С действенно информационной точки зрения, я потребляют максимум одну треть одного журнала по моей профессиональной деятельности, и один деловой журнал ( Inc.) в месяц, и трачу на это приблизительно 4 часа. Это нужно для того, чтобы чтение было ориентировано на результат. Я читаю художественные книги 1 час перед сном для того, чтобы расслабиться.

Как же чёрт возьми я при этом могу быть ответственным? Позвольте мне привести пример того, как я и другой Новый Богач рассматриваем и получаем информацию. Я голосовал на последних президентских выборах, несмотря на то, чтобы был в Берлине. Я принял решение всего за несколько часов. Во-первых, я послал электронные письма образованным друзьям в

Соединенных Штатах, которые разделяют мои ценности и спросил их, за кого они будут голосовать и почему. Во-вторых, я сужу о людях по их делам, а не словам; таким образом, я опросил друзей в Берлине, у которых было больше перспективы за пределами американской пропаганды СМИ о том, как бы они выбрали кандидатов, основываясь на их историческом поведении. И в конце, я посмотрел президентские дебаты. Этого было достаточно. Я позволил другим надежным людям синтезировать сотни часов и тысячи страниц СМИ для меня. Это всё равно что иметь личных информационных помощников, и

при этом я не должен был платить им ни копейки.

Это - простой пример, скажите вы, но что, если Вы должны научиться делать что-то, что Ваши друзья не умеют делать?

Как, скажем, продать книгу самому большому в мире издателю как новый автор? Забавно, вы спросите. Есть два подхода которые я использую:

1. Я выбрал одну книгу из множества, основываясь на обзорах и отзывах читателей, а также том факте, что автор на практике сделал то, что я хотел сделать. Если то, что я хочу вообще возможно в природе, то я читаю только главу: "Как я сделал это" и автобиографию. Никакие спекулянты или «я бы хотел быть этим человеком» не стоят времени.

2. Используя книгу, чтобы придумать интеллектуальные и конкретные вопросы, я связывался с 10 главными авторами и их агентами в мире через электронную почту и телефон, с эффективностью в 80%.Я читаю только те главы книги, которые относятся непосредственно к моим следующим шагам, которые займут не более 2-х часов. Чтобы придумать шаблон для электронного письма и телефонного звонка - мне нужно около 4х часов, и

фактические отправка электронных писем и звонки по телефону заняли меньше часа. Этот подход личного контакта не только более продуктивен и более производителен, чем информационные помойки «все, что Вы можете прочитать на тему», он также дал мне знакомства с людьми из «высшей лиги» и наставников, необходимых, чтобы продать эту книгу. Откройте вновь

природную силу забытого навыка, который называется "говорить". Это работает. И ещё раз, меньше - это больше.

Как читать на 200% быстрее уже через 10 минут

Будут времена, когда Вам действительно нужно будет читать. Вот четыре простых подсказки, которые уменьшат сложность и увеличат Вашу скорость по крайней мере на 200 % через 10 минут без потери понимания: Две Минуты: Используйте ручку или палец, чтобы следить за каждой строчкой, пока Вы читаете с максимально возможной скоростью. Чтение – это ряд перепрыгивающих снимков (которые называют «смысловыми отрывками»), и

использование ручки или пальца не позволяет сбиться с текста. Три Минуты: Начните каждую строчку, фокусируясь на третьем слове с начала, и заканчивайте каждую строчку, фокусируясь на третьем слове с конца. Этот метод позволяет использовать для чтения краёв периферийное зрение, которое в ином случае тратится впустую. Например, даже если в следующей строчке вы будете фокусироваться только на третьем слове

с начала и третьем с конца, то все предложение всё равно будет «прочитано», только с меньшим количеством глазных движений; «Когда-то давным-давно, информационный наркоман решил вылечиться от этого». Водите глаза от одной стороны к другой, фокусируясь только на выделенных словах, пока у Вас не начнёт получаться. Этот навык надо развивать, с первого раза не получится. Две Минуты: Как только Вы справитесь с прошедшим упражнением, попытайтесь делать только два снимка (их называют «фиксации»)- в линии на первых и последних отмеченных словах (которые третьи с конца и с начала).

Три Минуты: Практикуйтесь, читая слишком быстро для понимания, но с хорошей техникой (вышеупомянутые три метода), читая по пять страниц, до того момента, пока не сможете читать на удобной скорости. Это усилит

восприятие и сбросит Ваши прежние настройки скорости. Это очень похоже на то, как когда едешь 60 км/ч, то обычно может показаться быстро, но если вы ехали 90 км/ч и сбросите скорость до 50 км/ч, на трассе, то это скорость покажется вам черепашьей. Чтобы подсчитать скорость Вашего чтения в словах в минуту - и таким образом прогрессировать - в данной книге, сложите число слов в десяти линиях и разделитесь на десять, чтобы получить среднее количество слов в строчке. Умножьте это число на количество строчек на странице, и у Вас будет среднее количество слов на странице книги. Теперь это просто сделать. Если Вы первоначально читали 1.25 страницы в минуту, а это 330 средних «слов в страницу», то это - 412.5 слов в минуту. Если после тренировок Вы будете читать 3.5 страницы в минуту, то это - 1.155 слов в минуту, то Вы попадете в 1 % самых быстрых читателей в мире.[9]

Вопросы и действия

«Научиться не обращать внимания на некоторые вещи – это один из великих путей к внутреннему миру.»      —Роберт Дж.Сойер, Вычисляя Бога

1. Перейдите на быстрый просмотр СМИ один раз в неделю.

Никто на Земле даже не икнет, когда Вы отрежете информационный провод, подключенный к Вам. Чтобы понять это,

лучше использовать Временный подход и делать это быстро: быстрый просмотр СМИ один раз в неделю. Информация

слишком сильно похожа на мороженое, чтобы поступать с ней другим способом. Фраза «да ладно, я съем только пол-ложечки»

столь же реалистична как, "я только зайду в интернет на минутку". Перестаньте сидеть на этой информационной игле.

Это хорошо, если Вы хотите рано ли поздно вернуться к 15000-калорийной информационной диете на картофельных

чипсах, но, тем не менее, начиная с завтрашнего дня и в течение, по крайней мере, пяти полных дней, соблюдайте эти правила:

Никаких газет, журналов, аудиокниг или радио.

Музыка разрешена всегда.

Никаких новостных сайтов, чтобы это ни было.

Никакого телевидения вообще, за исключением одного часа просмотра в удовольствие каждый вечер.

Никакого чтения книг, за исключением этой книги и одного часа чтения художественной[10] литературы в удовольствие, перед сном.

Никакого брождения по интернету, если в этом нет прямой необходимости для выполнения задач, поставленных на день. Необходимость подразумевает именно необходимость, а не просто «почему бы и нет».

Ненужное чтение – это враг общества номер 1 на ближайшую неделю.

Как Вы используете всё Ваше свободное время? Замените чтение газеты за завтраком на разговор с Вашим супругом/супругой, общение с Вашими детьми, или на изучение принципов этой книги. В промежутке с 9 до 7, заканчивайте

ваши основные задачи в первой половине дня. Если Вы заканчиваете задачи, и у Вас ещё остаётся время, то сделайте упражнения из этой книге. Рекомендация этой книги могла бы казаться лицемерной, но это не так: информация на этих страницах и важна, и должна быть применена прямо сейчас, а не завтра или послезавтра.

Каждый день во время обеда, и не раньше, получите Вашу пятиминутную порцию информации.

Спросите хорошо осведомленного коллегу или официанта в ресторане: «Что-нибудь важное случилось сегодня в мире? Я не смог прочитать новости». Остановите ответ сразу, как только Вы поймёте, что ответ никак Вас не касается, и вообще никак не повлияет на Ваши действия. Большинство из людей даже не вспомнит ту информацию, которую они пару часов утром

поглощали.

Будьте строги с самими собой. Я могу прописать лекарство, но чтобы оно помогло - Вам его необходимо принимать.

2. Выработайте привычку задавать себе вопрос: «Буду ли я как-то конкретно использовать эту информацию для чего-то срочного и важного?»

Недостаточно использовать информацию «для чего-нибудь» - она должно быть Вам действительно нужна срочно и быстро. Если же это не так, то не потребляйте её. Информация бесполезна, если она не применяется для чего-либо или если Вы забудете её прежде, чем у Вас появится шанс ее применить.

У меня была привычка читать книги или сайты, чтобы подготовиться к мероприятиям, которые должны были быть через несколько недель или месяцев, и в итоге мне всё равно приходилось перечитывать тот же самый материал, когда приближалась дата мероприятия. Это глупо и избыточно. Следуйте Вашему короткому списку дел и заполняйте информационные пробелы только по тем пунктам, над которыми Вы сейчас работаете.

3. Практикуйте искусство «незаканчивания».

Это ещё один принцип, который мне пришлось долго запоминать и внедрять. Если Вы начинаете какое-то дело – это вовсе не предполагает того, что Вы должны его закончить. Если Вы читаете статью, которая Вам не нравится, то просто перестаньте её читать, а потом выбросьте её (или закройте

окно в браузере) и никогда больше к ней не возвращайтесь. Если Вы пошли в кино, и это кино хуже, чем «Самый лучший фильм», то сваливайте оттуда, прежде чем умрёт ещё больше нейронов в вашем мозге. Если Вы наелись, съев половину ребрышек на тарелке, то положите чертову вилку и не заказывайте десерт.

Больше – не означает лучше, и перестать что-либо делать, зачастую, в 10 раз лучше, чем доводить это дело до конца.

Развейте привычку незаканчивания того, что является скучным или непродуктивным, если босс не требует этого.

Вызов комфорту

Достаньте телефонные номера (2 Дня)

Как только Вы сможете смотреть людям в глаза, поддерживая контакт, возьмите телефонные номера, по крайней мере, двух (чем больше Вы сделаете попыток, тем легче это будет делать), привлекательных лиц противоположного пола в каждый из дней выполнения этого упражнения. Девушки, это означает, что Вы тоже должны выполнять это упражнение, даже если Вам 50 лет или больше. Помните, что реальная цель не состоит в том, чтобы получить номер телефона, а в том, чтобы преодолеть страхом выяснения необходимой нам информации, так что результат этого упражнения не столь важен. Если Вы уже состоите в каких-либо отношениях, то удаляйте номера, как только их возьмете.

Сходите в торговый центр, если Вы хотите очень быстро получить опыт --- я предпочитаю преодолевать дискомфорт быстро --- и поставьте цель – спросить номера телефонов у трех человек за пять минут. Можете свободно изменять следующую схему разговора:

«Привет! Я знаю, что это покажется странным, но если я не узнаю твой номер телефона, то я никогда себе этого не прощу. Я бегу, чтобы встретить друга [то есть, у меня есть друзья и не изгой], но я думаю, что Вы действительно симпатичный [великолепный, горячий]. Дай мне свой номер телефона? Я обещаю, что не буду звонить тебе по ночам в слезах, и не буду отправлять тебе анонимные сообщения с угрозами! J»

Глава 7.

Прерывая Прерывания и

Искусство Отказывать

«Думай независимо. Будь игроком в шахматы, а не пешкой.»

                                                                                      —Ральф Черелл

«Мероприятия, которые вызывают сильное привыкание и потворствуют желаниям – совещания, корпорации и различные организации используют

по привычке только потому, что на самом деле не умеют мастурбировать.»

—Дейв Берри, американский юморист, награжден Пулитцеровской премией

Весна 2000 года, Принстон, Нью-Джерси

 13:35

«Я думаю, что я понимаю. Идём дальше. В следующем параграфе объясняется, что...» Я писал заметки и не хотел пропустить ни одной запятой.

15:45

«Хорошо. Это имеет смысл, но если мы смотрим на следующий пример...» Я сделал паузу на мгновение в середине предложения. Обучающий помощник закрыл руками своё лицо.

«Тим, давай пока закончим на этом. Я уверен, что запомню всё, что ты отметил». Ему было достаточно. Мне тоже, но я знал, что должен был это сделать только однажды.

В течение всех четырех лет школы, у меня была своя конституция. Если я получил что-то меньшее чем пятерку на первом странице или в тесте с ответами да-нет, то я приносил 2-3 часа вопросов в кабинет учителя и не уходил, пока не получал на них все ответы или пока меня не останавливали от истощения.

Это удовлетворяло двум важным целям:

1. Я учился точно так, как учитель оценивал работу, включая его предубеждения и любимые мозоли.

2. Учитель всегда долго и тяжко думал прежде чем мне меньше чем 5. Он никогда не поставил бы мне плохую оценку не имея на то исключительных причин, потому что знали, что тогда я приду и постучу для очередного трехчасового посещения.

Учитесь быть трудными, когда это имеет смысл. В школе как в жизни, имея репутацию уверенного в себе человека Вы получаете преференции, без необходимости просить их или бороться за них каждый раз.

Вспомните время, когда Вы играли на детской площадке, всегда был большой хулиган и его бесчисленные жертвы, но был также один маленький ребенок, который дрался как сумасшедший, кусаясь и вырывая волосы. Он, возможно, не

побеждал, но после одной или двух утомительных драк, хулиган больше не беспокоил его. Было легче найти кого-то еще. Будьте тем ребенком.

Выполнение важного и игнорирование тривиального трудно, потому что большая часть мира, кажется, тайно замышляет слить всё дерьмо на Вас. К счастью, несколько простых обычных изменений делают так, что беспокоить Вас становится гораздо более проблематичным и болезненным действием, чем оставить Вас в покое.

Пришло время прекратить злоупотребление информационным мусором.

Не всё зло создано равным

Для наших целей, прерывание - это что-либо, что мешает выполнить критическую задачу от начала до конца, и есть три основных преступника:

1. Расточители времени: те вещи, которые могут быть проигнорированы с небольшими последствиями или без всяких последствий. Основные расточители времени это – встречи, обсуждения, звонки по телефону, и письма, которые совершенно незначительны.

2. Потребители времени: повторяющиеся задачи или запросы, которые должны быть закончены, но часто прерывают работу высокого уровня. Вот например такие: чтение почты и ответы на почту, принимать и делать звонки по телефону, обслуживать клиентов (статус заказа, помощь по продукту, и т.д.), личные поручения, все необходимые повторные действия и

задачи.

3. Неудачи в делегировании: бывают случаи, когда то-то нуждается в одобрении сделать что-то крошечное. Вот только некоторые из них: решение проблем клиента (потерянные отгрузки, поврежденные отгрузки, сбои доставки, и т.д.), разговор с клиентом, мелкие расходы всех типов.

Давайте посмотри на предписания врача для всех трёх.

          

Расточители времени: Перестаем быть вежливыми

               « Лучшая защита – это хорошее оскорбление.»       —Дэн Гейбл,                     золотой медалист Олимпийских игр по борьбе и самый лучший тренер в истории

Расточители времени легче всего устранить. Это - вопрос ограничения доступа и использования всех способов коммуникации только для конкретных действий.

Во-первых, ограничьте чтение электронной почты и её написание. Это - самое большое прерывание от дел в современном мире.

1. Выключите любые оповещения о приходящей почте.

2. Проверяйте электронную почту дважды в день, первый раз в 12:00 или прямо перед обедом, и второй раз в 16:00. 12:00, и 16:00 – время, которое гарантирует, что Вы ответите на большую часть пришедшей Вам почты во время. Никогда не проверяйте электронную почту утром.[11] Вместо этого, закончите  Вашу самую важную задачу до 11:00, чтобы избежать

использование обеда или чтение электронной почты как оправдание отсрочки.

Перед тем, как переключиться на режим проверки почты 2 раза в день, Вы должны создать шаблон письма для автоответчика на Вашей электронной почте, которое будет приучать Вашего начальника, Ваших сотрудников, поставщиков и клиентов быть более продуктивными. Я бы рекомендовал Вам не просить их об этом. Помните одну из наших десяти заповедей: «просите о прощении; не просите разрешение». Если для Вас важно одобрение, то поговорите со своим ментором или наставником и предложите испытать этот метод в течение одного-трех дней. Чтобы обосновать своё решение – можете сослаться на надвигающиеся проекты и на то, что Вас постоянно кто-то прерывает, мешая выполнить работу. Не стесняйтесь обвинить в этом спам, который постоянно валится в ваш ящик или кого-то за пределами офиса.

Вот шаблон письма, который Вы можете использовать:

Приветствую, Друзья [или Уважаемые Коллеги].

Из-за высокой рабочей нагрузки, я теперь проверяю и отвечаю на электронную почту дважды в день, в 12:00 и 16:00. Если Вам срочно необходимо в чём-то помочь (очень прошу – убедитесь в том, что это действительно срочно), что не может ждать до 12:00 или 16:00, то пожалуйста свяжитесь со мной по телефону (777)55-555-555.

Спасибо за понимание моего решения, которое увеличит мою продуктивность и производительность. Это поможет достигнуть мне большего, чтобы помогать Вам лучше.

Искренне Ваш.

Тим Феррис

* * *

Перейдите на режим проверки почты: «однажды в день» как можно скорее. Чрезвычайные ситуации – это редкость.

Люди – плохие оценщики и раздувают мелочи, чтобы заполнить своё время и создать важность, оправдывая свои действия.

Этот автоответчик - инструмент далекий от истинного уменьшения коллективной продуктивности, но тем не менее он вынуждает людей переоценивать свои причины для прерывания Вас и помогает им сократить бессмысленные и отнимающие много времени контакты.

Я был первоначально испуган без вести пропавшими важными запросами и серьёзными бедствия, так же, как Вы, может быть, если после чтения этой рекомендации уже успели её применить. Ничего не произошло. Отстрелите эти лишние отвлекающие моменты и работайте не торопясь, развиваясь дальше.

Для экстремального примера личного автоответчика, который никогда не вызывал жалоб и позволяет мне проверять электронную почту однажды в неделю, пошлите электронную почту на timothy@brainquicken.com. Этот шаблон был написан более чем три года назад и работает шикарно.

Второй шаг должен скрыть поступающие и ограничить исходящие звонки по телефону.

1. Используйте два номера телефона если возможно. Один – линия офиса(несрочные звонки) и один – мобильный (для срочных звонков). Это могут также быть и два сотовых телефона, или несрочная линия может быть интернет номером, который переадресовывает все звонки на онлайн голосовую почту (www.skype.com, например).

Используйте номер мобильного телефона в шаблоне автоответа электронной почты и отвечайте на звонки на мобильный всегда, кроме тех случаев когда звонит неопределенный номер, или это контакт, с которым Вы не хотите общаться. Если Вы сомневаетесь, то позвольте звонку быть переадресованным на голосовую почту и прослушайте её сразу же после звонка, чтобы узнать – важный ли это звонок. Если этот звонок можно будет отложить, то отложите его. Инициаторы звонков должны учиться ждать.

Телефон в офисе должен быть переключен в беззвучный режим и должен перенаправлять все звонки на голосовую почту. Запись на голосовой почте должна быть примерно такой:

Вы попали в голосовой ящик Тима Ферриса.

Из-за высокой рабочей нагрузки, я теперь проверяю и отвечаю на голосовую почту дважды в день, в 12:00 и 16:00.

Если Вам срочно необходимо в чём-то помочь (очень прошу – убедитесь в том, что это действительно срочно), что не может ждать до 12:00 или 16:00, то пожалуйста свяжитесь со мной по телефону (777)55-555-555.

Иначе, пожалуйста оставьте сообщение после сигнала, и я Вам отвечу в один из оговоренных двух раз. Убедитесь, что оставили адрес своей электронной почты, так как с помощью почты я зачастую могу ответить гораздо быстрее.

Спасибо за понимание моего решения, которое увеличит мою продуктивность и производительность. Это поможет достигнуть мне большего, чтобы помогать Вам лучше.

Хорошего Вам дня.

[Сигнал]

2. Если всё же кто-то звонит Вам на мобильный, то это по-видимому срочно и это должно рассматриваться соответственно. В другом случае – не позволяйте им потреблять Ваше время. И скажите им об это уже в приветствии!

Сравните следующее:

Джейн (принимает звонок): Привет!

Джон (звонящий): Привет, этот Джэйн?

Джейн: Это - Джейн.

Джон: Привет. Джейн, это - Джон.

Джейн: О, привет, Джон. Как жизнь? (или) О, привет, Джон. Что делаешь?

Джон теперь всё забудет и начнёт беседу ни о чем, из которой Вы должны будете выбраться и затем отыскать истинную

цель звонка. Есть лучший подход:

Джейн: Джейн у телефона.

Джон: Привет. это - Джон.

Джейн: Привет. Джон. Я прямо сейчас выполняю важное дело. Как я могу тебе помочь?

Потенциальное продолжение:

Джон: О. Я могу перезвонить.

Джейн: Нет у меня есть минута. Что я могу сделать для Вас?

Не поощряйте людей сплетничать и не позволяйте им просто болтать. Заставьте их говорить о самой сути сразу же. Если они мямлят или пытаются отложить разговор для более позднего неопределенного по времени звонка, перебейте их и заставьте придти к сути разговора. Если они начинают длинное описание проблемы, вмешайтесь в разговор с фразой: «[имя], жаль, что мне приходится тебе прерывать, но у меня запланирован звонок через 5 минут. Что я могу сделать, чтобы выручить тебя?» Вы

могли бы также вместо этого сказать: «[Имя], жаль, что мне приходится Вас прерывать, но у меня запланирован звонок через пять минут. Вы можете послать мне письмо на электронную почту?»

Третий шаг должен сделать вас мастером в искусстве отказов и избегания встреч.

В Первый день, когда наш новый коммерческий директор приехал TrueSAN в 2001, он пришёл на встречу со всей компанией и сделал объявление, примерно звучащее так: «Я не должен здесь ни с кем подружиться. Я был нанят, чтобы

построить коммерческую команду и продать продукт, и это - то, что я намереваюсь сделать. Спасибо». Так мало для маленькой беседы.

И он продолжил настаивать на своём обещании. Офисные «социализаторы» не любили его за такой сугубо деловой подход к коммуникации, но все уважали его время. Он не был груб без причины, но он был прямым и держал людей вокруг

себя сосредоточенными. Некоторые не считали его харизматичным, но все признавали, что он очень продуктивный человек.

Я не могу забыть, как прошла наша с ним первая встреча в его офисе. Ещё совсем зеленый после четырех лет строгого академического обучения, я немедленно вскочил и начал объяснять профили перспективы, сложное планирование, которое я разработал, запросы, которые были до настоящего времени, и так далее, и тому подобное. Я провел по крайней мере два часа,

готовясь произвести это первое впечатление. Он слушал с улыбкой на лице в течение не больше, чем двух минут и затем поднял руку. Я остановился. Он засмеялся в добросердечной манере и сказал: «Тим, я не хочу историй, только скажи мне, что мы должны сделать».

За следующие недели он научил меня узнавать, когда я был не сосредоточен или сфокусирован на неправильных вещах, которые означали что-нибудь, что не перемещало лучших двух или трех клиентов на один шаг ближе к подписанию заказа. Наши встречи длились теперь не больше, чем пять минут.

С этого момента и впредь, примите для себя решение держать всех вокруг Вас сосредоточенными, а также избегать всех тех встреч, у которых нет ясных целей. Можно сделать это тактично, но вполне нормально ожидать, что некоторые расточители времени будут оскорблены в первые несколько раз, когда их запросы отвергнут. Как только всем станет ясно, что

сфокусированность на задаче – Ваша политика, и что она не подлежит изменению, они будут примут это и продолжат работать дальше, вздохнув с облегчением. Жесткий подход. Не терпите дураков, или Вы станете им.

Это Ваша работа – обучать людей вокруг Вас быть продуктивными и производительными. Никто за Вас этого не сделает. Здесь есть несколько рекомендаций:

1. Поймите, что, учитывая несрочную природу большинства проблем, Вы приучаете людей к следующим средствам общения в порядке предпочтения: электронная почта, телефон, и личные встречи. Если кто-то предлагает встречу, попросите его написать письмо вместо этого и затем используйте телефон как способ предложить Ваши решения в случае необходимости. Чтобы обосновать своё решение, скажите, что у Вас есть срочные задачи для работы.

2. Отвечайте на голосовую почту через электронную почту во всех случаях, когда это только возможно. Это обучает людей быть краткими. Помогите им развить эту полезную привычку.

Так же как наше приветствие при разговоре по телефону, общение по электронной почте должно быть сокращено, чтобы предотвратить бесполезную отсылку писем туда и обратно. Таким образом, Ваше письмо: «Мы можете встретиться в 16:00?" может звучать так: «Вы можете встретиться в 16:00? Если да… – Если нет, тогда, пожалуйста, предложите три других временных промежутка, которые подходят Вам».

Эта "если... тогда" структура становится более важной, по мере того как Вы проверяете электронную почту менее часто.

Так как я проверяю электронную почту один раз в неделю, то важно, чтобы никто не задавал мне вопрос «что если?», зная, что я отвечу или каким либо другим образом дам о себе знать не ранее, чем через 7 дней после их письма. Если я подозреваю, что производственный заказ не достиг судоходного средства, например. Я пошлю электронную почту своему отправляющему

менеджеру по судоходным способам доставки: "Дорогая Сьюзен, новая производственная отгрузка была произведена? Если да, то, пожалуйста, проконсультируйте меня по вопросам... В противном случае, пожалуйста, свяжитесь с J ohn Doe по телефону (777)555-5555 или по электронной почте на john@doe.com, и проконсультируйте его по вопросам доставки и отслеживания

заказа». И второе письмо: «John, если есть какие-нибудь проблемы с отгрузкой, пожалуйста скоординируйте со Сьюзен, которой можно дозвониться по номеру (777)555-7777, она может принимать решения стоимостью до 500 $ от моего имени. В случае крайней необходимости, позвоните мне на мобильный, но я доверяю Вам обоим. Спасибо". Это предотвращает большинство последующих вопросов, и позволяет избежать двух отдельных разговоров с каждым из них, но, самое главное, вынимает меня из решающего проблему уравнения.

У Вас должно войти в привычку рассматривать тот факт, что действия " если… тогда" могут быть предложены в любом письме, где Вы задаете вопрос. И Вы заранее решите все проблемы.

3. Встречи должны проводиться только для того, чтобы принять решение по предопределенной ситуации, а не определить что же за ситуация случилась. Если кто-то предлагает, чтобы Вы встретились с ними, или "назначает время, чтобы поговорить по телефону", то попросите этого человек послать Вам письмо с «повесткой дня» и определить цель разговора:

Это кажется выполнимым. Чтобы я мог лучше подготовиться, могли бы Вы, пожалуйста прислать мне письмо с повесткой дня? Так, чтобы там были темы и вопросы, которые мы должны будем обсудить? Это было бы здорово. Заранее огромное Вам спасибо.

Не давайте им шанс отлинять от ответа. "Заранее большое спасибо" перед возможным возражением увеличивает Ваши возможности получения электронной почты.

Использование электронной почты вынуждает людей определить желательный результат встречи или запроса. В девяти случаях из десяти встреча является ненужной, и Вы можете ответить на вопросы, которые определили через электронную почту. Наложите эту привычку на другие. У меня не было личных встреч, касаемых бизнеса уже больше пяти лет и было не

более дюжины конференц-звонков, все из которых не были длиннее 30 минут.

4. Устанавливайте длительность встречи в 30 минут, если Вы абсолютно не можете отменить встречу, и всегда определяйте точное время её окончания. Не оставляйте эти обсуждения открытыми, и следите, чтобы они были короткими.

Если цели являются четкими, принятие решения не должно занять больше чем 30 минут. Предлагайте нечетное время, чтобы сделать причину встречи более правдоподобной (например, 3:20, а не 3:30) и вынудить людей сосредоточиться вместо того, чтобы «социализироваться», сочувствовать вашей занятости, и просто понимающе молчать. Если Вы должны участвовать во встрече, которая, как намечается, продлится долгое время, или она с открытым временем окончания, то сообщите организатору, что Вы хотели бы спросить о возможности закрыть сначала Вашу часть дел, поскольку у Вас есть обязательства через 15 минут после начала быть в другом месте. Если Вы считаете нужным, то симулируйте срочный звонок по телефону.

Свалите оттуда и сделайте так, чтобы кто-то потом рассказал Вам о том, что там происходило. Другой вариант состоит в том, чтобы быть полностью честным и высказать Ваше мнение относительно того, насколько ненужной является встреча. Если Вы выбираете этот путь, то будьте готовы стойко стоять на передовой под огнём пулеметов и различными альтернативными предложениями.

5. Рабочее место(кабинет) - Ваш храм, и не позволяйте приходить случайным посетителям. Некоторые предлагают использовать ясное объявление, "не беспокоить", но я обнаружил, что это сообщение игнорируют, если у Вас нет личного офиса. Мой подход заключался в том, чтобы надеть наушники, даже если я ничего не слушал. Если кто-то приближался ко мне несмотря на это, то я симулировал разговор по телефону. Я подводил палец к своим губам, и говорил что-нибудь типа: «Да, я слышу Вас…» и затем говорил в микрофон: «Вы можете подождать секунду?» Затем я поворачивался к захватчику и говорил: «Привет, что я могу сделать для тебя?» Я не позволял им «возвращаться ко мне», а скорее вынуждал человека дать мне пяти

секундное резюме и затем посылал короткое письмо в случае необходимости.

Если игра в наушники Вам не походит, то рефлексивный ответ захватчику должен быть таким же, как при ответе на телефон: "Привет, нарушитель. Я сейчас выполняю очень важное дело. Как я могу тебе помочь?" Если цель не ясна в течение 30 секунд, то попросите, чтобы человек послал Вам электронную почту по поводу его проблемы; не предлагайте посылать им

электронную почту первыми: «я буду счастлив помочь, но я должен закончить сначала своё дело, Вы можете послать мне коротенькое письмо, чтобы напомнить мне?" Если Вы все еще не можете отшить захватчика Вашего времени, то дайте человеку срок на использование Вашего внимания, что может также использоваться и при телефонных звонках: «Хорошо, у

меня есть только две минуты до предстоящего звонка, какова твоя ситуация и что я могу сделать, чтобы помочь?"

6. Используйте «Закрытие сделки с помощью щенка» в помощь, чтобы развить привычку договариваться с Вами без встреч у Ваших начальников и всех остальных. «Закрытие сделки с помощью щенка» в продажах так называют, потому что она основана на подходе продаж в зоомагазинах: если кому-то нравится щенок, но сомневается в покупке, то ему предлагают взять щенка домой и вернуть его, если они передумают. Естественно, возвраты происходят крайне редко.

«Закрытие сделки с помощью щенка» неоценимо всякий раз, когда Вы оказываетесь перед сопротивлением постоянным изменениям. Вставьте Вашу ногу в дверь с предложением обратимого испытания «давайте всего лишь попробуем сделать это ненадолго.

Сравните следующее:

"Я думаю, что Вам понравился этот щенок. Это навсегда сделает Вас ответственным за его жизнь и состояние, пока он не умрет, лет через 10. У вас больше не будет беззаботных каникул, и Вам придётся носить щенка с собой через весь город – что Вы думаете?"

против

"Я думаю, что Вам понравился этот щенок. Почему бы Вам не взять его домой и посмотреть на то, что будет, как Вы думаете? Вы можете в любой момент вернуть его нам, если передумаете».

Теперь предположите, что Вы подходите к Вашему боссу в приёмной и хлопаете его по плечу:

«Я хотел бы пойти во встречу, но у меня есть лучшая Идея. Давайте больше никогда не проводить встречи. Так как все, что мы делаем, так это напрасно тратим время и не решаем хоть чего-нибудь полезного».

против

"Я действительно хотел бы пойти на встречу, но я полностью занят и действительно должен закончить несколько важных вещей, которые не ждут. Я могу пропустить встречу только сегодня? Я всё равно буду отвлечен, если пойду на встречу, в любом случае. Я обещаю, что я нагоню всё позже, обсудив встречу с коллегой X. Это возможно?"

Вторые варианты решений кажутся мне менее оспоримыми, и они задуманы, чтобы быть такими. Повторите эти шаблоны и гарантируйте, что Вы достигаете больше за пределами встречи, чем посетители делают в её пределах; повторяйте «акт исчезновения» настолько часто насколько возможно и приводите в оправдание улучшенную продуктивность, чтобы

медленно преобразовывать это постоянное рутинное изменение.

Учитесь подражать любому хорошему ребенку: «Только один раз! Пожалуйста!!! Я обещаю, что я сделаю X!» Родители влюбляются в это, потому что дети помогают взрослым одурачить себя. Это работает с боссами, поставщиками, клиентами, и остальной частью мира тоже.

Используйте это, но не поддавайтесь на это сами. Если начальник попросит поработать Вас в сверхурочное время "только один раз, сегодня", то он будет ожидать это и в будущем.

Потребители времени: Группируй и не спотыкайся

                   «Расписание - защита от хаоса и капризов.»     —Энни Диллард, призер Пудицеровской премии по документалистике, 1975

Если Вы никогда не использовали коммерческий промышленный принтер прежде, то цены и время выполнения заказа могли бы удивить Вас.

Давайте предположим, что это стоит 310$ и занимает одну неделю, чтобы напечатать 20 подготовленных футболок с эмблемами с 4 цветами. За сколько по цене и за сколько времени напечатают 5 тех же самых футболок?

310 $ и одна неделя.

Как это возможно? Просто - стоимость настройки не изменяются. Это требует от принтера то же самое количество материалов для подготовки формы (150$) и той же самой рабочей силы, чтобы укомплектовать пресс (100$). Настройка принтера – самый большой потребитель времени, и таким образом работа, несмотря на её небольшой размер, должна быть намечена точно так же как другая, вытекая в итоге в ту же самую однонедельную дату поставки. Более низкая экономия за счет роста производства поднимает всё остальное: стоимость для 3 футболок составляет 20 $ за футболку умножить на 3, вместо 3$ за футболку умножить на 20 футболок.

Эффективное по цене и времени решение заключается в том, чтобы ждать, пока у Вас не будет большого заказа. Это подход, который называют "группирование". Группирование также является решением многих наших ненавистных, но необходимых потребителей время, те повторные задачи, которые прерывают самые важные дела.

Если Вы проверяете почту и делаете платежи по счетам пять раз в неделю, могло бы потребоваться 30 минут в каждом случае, и Вы отвечали бы, в общей сложности, на 20 писем. Если бы Вы делали это один раз в неделю, то могло бы

потребоваться 60 минут, и Вы все еще отвечали бы на 20 писем за два с половиной часа. Люди делают прежнее из страха перед чрезвычайными ситуациями. Во-первых, редко бывают реальные чрезвычайные ситуации. Во-вторых, даже если вы пропустите важный разговор, то пропуск крайнего срока обычно обратим и требует минимум денег для исправления.

Устанавливать время для всех задач, больших или крохотных, - жизненно важно. Это равнозначно важно, как для одной, так и для ста задач. Есть механизмы психологического переключения, которым может быть необходимо до 45 минут чтобы возобновить работу над главной задачей, которая была прервана. Больше чем четверть каждых рабочих периодов (28%)

потребляются такими прерываниями.[12]

Это верно для всех повторяющихся задач и это даёт ответ на то, почему мы уже решили проверять электронную почту и звонки по телефону дважды в день в определенное время (между которым мы позволяем им накапливаться).

В течение прошлых трех лет я проверял почту не больше, чем один раз в неделю, и часто даже реже чем один раз в течение четырех недель. Не было ничего, что нельзя было бы исправить, и ничто не стоило мне больше чем 300 $, чтобы решить это. Это группирование спасло меня от сотен часов избыточной работы. А сколько стоит Ваше время?

Давайте использовать гипотетический пример:

1.    20$ в час – это то, сколько Вам платят или во сколько оценивают ваше время. Это было бы верным, например, если бы

Вам платили 40000$ ежегодно и у вас было бы две недели отпуска ежегодно (40000$, разделенных на [40 часов в неделю x 50 =2000] = 20$/час).

      2. Оцените количество времени, которое Вы сохраните, собирая в группу подобные задачи и группируя их, и вычислите, сколько Вы заработали бы, умножая эти часы на стоимость часа Вашей работы (в нашем примере -20$):

Сохраненное время x одну неделю: 10 часов = 200 $

Сохраненное время x две недели: 20 часов = 400 $

Сохраненное время x месяц: 40 часов = 800 $

      3. Проверьте каждую из вышеупомянутых частот группирования и определите, сколько Вам могут стоить проблемы, для каждого из периодов. Если стоимость - меньше чем вышеупомянутые суммы в долларах, группирование нужно Вам в ещё большей степени.

Например, используя наши вычисления, если я проверяю электронную почту однажды в неделю и это приводит к средней потере двух продаж в неделю, то я теряю 80$ прибыли. Я продолжу проверять однажды в неделю, потому что 200$ (10 часов моего времени) минус 80$ являются все еще чистой выгодой в размере 120$, не говоря уже об огромных выходах того, что я завершаю другие важные задачи за те 10 часов. Если Вы вычисляете финансовую и эмоциональную выгоду завершения только одной главной задачи (такой как, удержать главного клиента или завершить меняющую Вашу жизнь поездку), то

ценность группирования становится намного больше, чем просто почасовые сбережения.

Если проблемы стоят больше чем спасенные часы, включайте их в следующий список группирования, который выполняется чаще. В этом случае, я снизил бы выполнение от одного раза в неделю до двух раз в неделю (не ежедневно) и

попытался бы сделать всё так, чтобы я мог в итоге вернуться к выполнению один раз в неделю. Не работайте тяжелее, когда решение работает более умно. Я сгруппировывал и личные и деловые задачи всё больше и больше, по мере того как я понимал, как мало действительно серьезных проблем происходит в жизни. Некоторые из моих текущих группированных групп

следующие: электронная почта (понедельники 10:00), телефон (полностью устранен), прачечная (любое воскресенье в 22:00), кредитные карты и счета (большинство находится на автоматической обработке, но я проверяю балансы сразу же после проверки электронной почты в понедельник), делаю физические упражнения (каждый 4-ый день в течение 30 минут), и т.д.

Провал передачи полномочий: Правила и Исправление

«Дело в том, что необходимо поддержать работников, дать им всю информацию о том, что происходит, чтобы они сделали намного больше того,

чего они достигли раньше.»       —Билл Гейтс, со-основатель Майкрософт, самый богатый человек в мире

Провал передачи полномочий появляется из-за неспособности выполнить задачу без получения первого разрешения или дополнительной информации. Это часто – говорит о том, что человек хочет быть микроуправляемым или микроуправлять кем-то - и оба эти варианта потребляют Ваше время.

Для служащего цель состоит в том, чтобы иметь полный доступ к необходимой информации и иметь достаточно независимости (максимально возможной) в принятии решений. Для предпринимателя цель состоит в том, чтобы предоставить настолько много информации и способности независимо принимать решения служащим или подрядчикам, насколько это возможно.

Обслуживание клиентов – это пример воплощения провала передачи полномочий, и личный пример от BrainQUICKEN иллюстрирует то, каким серьезным, и при этом легким может быть решение проблемы.

В 2002, я перевел обслуживание клиентов на аутсорсеров. Я передал им прослеживания заказов и возвращений, но все еще отвечал на связанные с продуктом вопросы самостоятельно. Результат? В день я получил больше чем 200 электронных писем и потратил всё время с 9 до 5 отвечая на них, и объемы росли со скоростью больше чем 10 % в неделю! Я должен был

отменить рекламу и отгрузки товаров, поскольку дополнительное обслуживание клиентов могло стать последним гвоздем в гробу. Это не была масштабируемая модель. Запомните это слово, поскольку оно понадобится позже. Это не было масштабируемо, потому что было одно узкое место информации и решений: я.

Какой я сделал вывод? Большая часть электронной почты, которая пришла мне, не была связана с продуктом вообще, это были запросы от аутсорсеров обслуживающих клиентов, которые спрашивали разрешения на различные действия:

Клиент утверждает, что он не получал отгрузку. Что мы должны сделать?

Клиента задержали на таможне. Мы можем повторно отправить ему отправление на американский адрес?

Клиент нуждается в продукте для соревнований через два дня. Мы можем сделать срочную отправку? И если да, то сколько мы должны взять денег?

Это было бесконечно. Сотни и сотни различных ситуаций сделали невозможным написание руководства, да я и не имел времени или опыта, чтобы сделать это достаточно хорошо. К счастью, были те, у кого-то действительно был опыт: сами аутсорсеры. Я послал одно единственное письмо всем аутсорсерам, которое немедленно сократило объём приходящей почты с 200 писем в день до 20 писем в неделю:

Всем, привет!

Я хотел бы установить новое правило за мой счет, которое отменяет все другие.

Помогайте клиентам оставаться счастливыми. Если у них проблема, которая стоит меньше чем 100 $, для своего решения, то принимайте решения по поводу её устранения самостоятельно.

Это - официальное письменное уведомление, разрешающее Вам решать проблемы, которые стоят менее чем 100 $, не связываясь со мной. Не убегайте больше от своих клиентов; мои клиенты - Ваши клиент. Не спрашивайте у меня разрешения.

Сделайте то, что Вы думаете, является правильным, и мы внесем изменения, по мере нашего продвижения.

Спасибо.

Тим

После анализа стало ясно, что более 90% проблем, о которых мне писали, могли быть решены менее чем за $20. Я просматривал финансовые результаты их независимого принятия решений еженедельно в течение четырех недель, затем ежемесячно, и, в итоге, перешёл на ежеквартальную проверку.

Удивительно, как чей - то показатель интеллекта, кажется, удваивается, как только Вы даете им ответственность и говорите, что Вы доверяете им. Первый месяц стоил мне, возможно, на 200$ дороже, чем если бы я сам обрабатывал все запросы. Тем временем, я сохранил более 100 часов своего собственного времени в месяц, клиенты получили более быстрое

обслуживание, возвраты упали до 3 % (среднее число в промышленности составляет 10-15 %), и аутсорсеры практически перестали меня беспокоить. И всё это привело к быстрому росту, более высокому размеру прибыли, и более счастливым людям со всех сторон.

Люди более умные, чем Вы думаете. Дайте им шанс проявить себя.

Если Вы - служащий, которым микроуправляют, инициируйте откровенный разговор с Вашим начальником и объясните ему, что Вы хотите быть более производительным и не хотите больше его прерывать. "Я не доволен тем, что приходится Вас прерывать и отвлекать от более важных дел, ведь я понимаю, что у Вас и так работы по горло. Но я кое-что почитал, и сделал

некоторые заметки и решения о том, как я мог бы быть более продуктивным. У Вас есть минутка?"

Перед этой беседой, развейте в себе многие из тех "правил", которые мы рассмотрели, которые позволили бы Вам работать более автономно с меньшей необходимостью в одобрении. Начальник может просматривать результаты Ваших решений на ежедневной или еженедельной основе, для начала. Предложите однонедельное испытание и установите точное

время окончания: «Я хотел бы попробовать сделать это. Это походит на то, что мы можем попробовать внедрить на недельку?"

или мой любимый вопрос: «Это разумно?» Для людей очень сложно обвинять что-либо в неразумности.

Поймите, что боссы - наблюдатели, а не рабовладельцы. Докажите, что Вы последовательный претендент на статус-кво, и большинство людей научиться избегать своего желания бросить Вам вызов, особенно если это будет в интересах Вашей почасовой продуктивности.

Если Вы - микроруководящий предприниматель, поймите, что, даже если Вы можете сделать что-либо лучше чем остальная часть мира, это не означает, что это - то, что Вы должны делать, если это - часть мелочей. Уполномочьте других, чтобы они делали это, не прерывая Вас.

Единственное, за что Вы имеете право бороться – Практический результат.

Установите правила в Вашу пользе: ограничьте доступ к Вашему времени, вынудите людей определять свои запросы прежде, чем провести время с ними, и группируйте обычные мелкие задачи чтобы предотвратить отсрочку более важных проектов. Не позволяйте людям прерывать Вас. Найдите свой центр – точку фокусировки – и Вы найдете свой стиль жизни.

В следующей части, Автоматизации, мы увидим, как Новые Богачи создают деньги без прямого управления процессом и устраняют самое большое их препятствие: самих себя.

Вопросы и действия

«Люди думают, что это очень весело – быть супер-гением, но они не понимают как трудно терпеть всех в мире идиотов.»  

                                                                —Кэлвин , из «Calvin and Hobbes»

Учитесь определять и бороться с импульсом отвлечения.

Это гораздо легче делать, когда у Вас есть ряд правил, ответов и шаблонов, которым Вы будете следовать. Это Ваша работа – не допустить, для себя и других, выполнения не нужных и не важных задач, препятствующих выполнению

действительно важных задач от начала до конца.

Эта Глава отличается от предыдущей именно этим необходимым действием, как следствие примеров и шаблонов, которые были представлены повсюду от начала до конца. Эти «вопросы и действия» представляют собой резюме, а не

повторение. Дьявол кроется в деталях, так что убедитесь, что перечитали эту главу, чтобы найти различные специфические детали.

Обзор с высоты птичьего полёта такой:

1. Создавайте системы, чтобы ограничить Вашу доступность через электронную почту и звонки, а также, чтобы исключить бесполезные контакты.

Установите автоответчик и голосовую почту прямо сейчас, а также овладейте многими другими способами уклонения от ненужных контактов. Замените привычку «Как дела?» на «Чем я могу тебе помочь?» Станьте конкретным и помните – никаких истории и рассказов. Сосредоточьтесь на конкретных действиях и попрактикуйтесь в соблюдении политики уничтожения отвлекающих моментов.

Насколько это возможно – избегайте личных встреч.

l Используйте электронную почту, вместо встреч с глазу на глаз, для решения проблем.

l Отпрашивайтесь с работы (этого можно достичь с помощью «Сделки с маленьким щенком»).

Если встреча неизбежна, помните о следующем:

l Идите на встречу с ясным списком целей.

l Установите время окончания встречи или уйдите раньше.

2. Объединяйте действия в группы для того, чтобы выполнять их быстрее, и чтобы выделить больше времени для важных шагов к достижению Ваших «мечтаний во времени».

Что я могу стандартизировать и упростить с помощью группирования? Таким образом, выполнение каких задач (прачечная ли, бакалея, почта, платежи, или коммерческое сообщение, например) я могу привязать к определенному времени

каждый день, неделю, месяц, квартал, или год так, чтобы я не тратил время, выполняя их чаще, чем необходимо?

3. Установите или требуйте выполнения правил и руководств к действию по автономной работе, и в произвольные моменты времени – проверяйте результаты работы.

Устраните узкое место в решении всех вещей, не выполнение которых не является критичным. Если Вы служащий, поверьте в себя настолько, чтобы Вам хватило смелости попросить больше независимости на некоторый испытательный срок.

Подготовьте практические "правила" и спросите у босса разрешения после того, как удивите его/её импровизированной презентацией. Помните о «Сделке с маленьким щенком» – сделайте это временным одноразовым испытанием, при этом полностью обратимым.

Для предпринимателя или менеджера, дайте другим шанс проявить себя. Вероятность необратимых или дорогих проблем минимальна, а экономия времени гарантируется. Помните, прибыль выгодна только до тех пор, пока Вы можете её использовать. А для этого Вам нужно время.

Вызов комфорту

И ещё 2 ужасных дня (2 Дня)

В течение следующих двух дней следуйте этому упражнению так, как если бы это было обещание, которое Вы уже 2 года строго выполняете – Говорите «нет» в ответ на любые просьбы. Не будьте избирательным. Отказывайте в выполнение или помощи во всех делах, за которые Вы не будете уволены. Будьте эгоистичны. Как и в предыдущем упражнении, цель упражнения – не в результате --- в этом случае, мы устраняем только те вещи, которые тратят наше время впустую ---, а в процессе: начать чувствовать себя комфортно, произнося «НЕТ». Потенциальные вопросы, на которые нужно отвечать «нет» включают следующие:

У Вас есть минута?

Хотите видеть кино сегодня вечером/завтра?

Вы можете помочь мне с …?

«Нет» – должно стать Вашим стандартным ответом на все запросы и вопросы. Не надо врать, придумывать отговорки или обещать перезвонить по этому поводу. Здесь важно просто сказать: «Я действительно не могу, извини; у меня слишком много дел, которые мне нужно сделать прямо сейчас», - и это будет вашим ответом на все вопросы.

Шаг 3:

А – Автоматизация.

СКОТТИ: Она целиком Ваша, Сэр. Все системы готовы и работают в автоматическом режиме. Даже шимпанзе и два стажёра смогут управлять ей!

Капитан КИРК: Спасибо, мистер Скот. Я постараюсь лично этого не делать.

– из сериала «Star Trek»

Глава 8.

Аутсорсинг жизни

Разгружая отдых и вкус геоарбитража[13]

Богатство человека прямо пропорционально количеству вещей, которые он может оставить.      —Генри Дэвид Торо, натуралист

Если бы я рассказывал Вам эту историю, то Вы не поверили бы мне. Поэтому я позволю AJ рассказать об этом. Это подготовит почву для ещё более невероятных вещей в будущем, все из которых Вы сделаете сами.

Моя делегированная жизнь

Правдивый отчет А.Я. Якобса, главного редактора журнала Esquire

(кружочки изображают течение времени между частями текста)

ЭТО НАЧАЛОСЬ месяц назад. Я дочитал до середины книгу « The World Is Flat», бестселлер Тома Фридмана. Мне нравится Фридман, несмотря на его озадачивающее решение носить усы. Его книга - все о том, как делегировать работу в Индию и Китай, но она не сконцентрирована только для компаний технической поддержки и автомобилестроителей, а сбалансирована для того, чтобы преобразовать каждую промышленность в Америку, от юридических компаний до банковского дела и бухгалтерского учета.

У меня нет корпорации; у меня даже нет современной визитной карточки. Я - автор и редактор, работающий из дома, обычно в своих боксерских трусах или, если я чувствую себя формальным, в моей пижаме с пингвинами. С другой стороны, я думаю, почему компании из списка Fortune 500 должны получать все радости ? Почему я не могу присоединиться к самой большой деловой тенденции нового столетия? Почему я не могу делегировать свои самые простые задачи? Почему я не могу делегировать свою жизнь?

На следующий день я посылаю электронное письмо в «Brickwork», одну из компаний, которую упоминал Фрилман в своей книге. Эта компания, основанная в Бангалоре, Индия, предлагает «удаленных исполнительных помощников», главным образом финансовым фирмам и компаниям, работающим в области здравоохранения, которые хотят обработать данные. Я объяснил, что хотел бы нанять кого-то, кто помог бы мне с делами связанными с журналом – сделать исследование, форматировать записки и что-то подобное. Президент компании, Вивек Кулкарни, ответил: «Это было бы большим удовольствием говорить с человеком Вашего статуса». Мне это уже нравится. У меня никогда не было статусу прежде. В Америке. Я внушал уважение только метрдотелям в гостинице «Бенинган», поэтому было приятно знать, что в Индии у меня есть статус.

Несколько дней спустя, я получил письмо от своего нового "удаленного исполнительного помощника!"

Дорогой Якобс.

Меня зовут Хани К. Балани. Я помогла бы Вам В Вашей редакторской и личной работе... Я попыталась бы приспособиться к Вашим требованиям, которые приведут к желаемому удовлетворению. Желаемое удовлетворение. Здорово. Раньше, когда я работал в офисе, у меня были помощники, но никогда не было

никаких разговоров о желательном удовлетворении. Фактически, если бы кто-либо когда-либо использовал фразу, «желаемое удовлетворение», мы все закончили бы работу на торжественной встрече с отделом рекрутинга.

* * *

Я ИДУ на обед с моим другом Мишей, который вырос в Индии, основал фирму программного обеспечения, и впоследствии стал противно богатым. Я говорю ему об Операции «Делегирование». «Вы должны позвонить в «Your Man In

India»,- сказал он. Миша объяснил, что это компания для индийских бизнесменов, которые переехали за границу, но у кого все еще остались родители в Нью-Дели или Мумбаи. «YMII» - их заграничный консьерж-сервис. « YMII» покупает билеты в кино, сотовые телефоны и другую всячину для брошенных матерей.

Прекрасно. Это могло хорошенько подтолкнуть мой аутсорсинг до нового уровня. У меня может быть хорошее, чистое подразделение рабочей силы: Хани будет заботиться о моих деловых делах, и «YMII» может проявить внимание к моей личной жизни – платить по счетам, делать резервирование билетов для отдыха, покупать материалы онлайн. К счастью, «YMII» понравилась эта идея, и, таким образом, команда поддержки в «Якобс и компания» удвоилась.

* * *

Хани закончила ее первый проект для меня: исследование относительно персоны, которую «Esquire» выбрал как «Самая Сексуальная Женщина Всех Времен». Мне поручили написать профиль этой женщины, и я действительно не хотел пробираться через все «тяжело дышащие» вебсайты её поклонников. Когда я открыл файл Хани, у меня была такая реакция:

«Америка сосёт. Здесь есть диаграммы. Есть заголовки секций. Есть хорошо организованный анализ ее домашних животных, измерений, и любимых продуктов (например, рыба-меч). Если все бангалорцы такие же как Хани, то мне жаль американцев, собирающихся в колледж. Им придётся противостоять голодной, вежливой, умеющей работать в «Excel»’ e индийской армии.

* * *

ФАКТИЧЕСКИ, в следующие несколько дней, я делегировал беспорядочную кучу онлайн поручений Аше (из личного обслуживания «YMII»): платежи по моим счетам, получение всяких вещей от drugstore. com, поиск для моего сына «Tic kle Me Elmo». (На самом деле, в магазин не было «Tic kle Me Elmo», поэтому Аша купила «Chicken Dance Elmo» – хорошее решение).

Я обязал её позвонить Сингулару, чтобы узнать о моем тарифном плане моего мобильного. Я только догадываюсь, но готов поспорить, что ее звонок был переадресован от Бангалора до Нью-Джерси, а затем назад служащему Сингулару в Бангалоре, что делает меня счастливым по некоторым причинам.

* * *

Четвертое утро моей новой передоверенной жизни, и когда я щелкаю на своем компьютере, мой почтовый ящик уже заполнен обновлениями от моих заграничных помощников. Странное чувство – иметь людей, которые работают на тебя, пока ты спишь. Странное, но великолепное. Я не трачу время понапрасну, в то время как я пускаю слюни на своей подушке; вещи

становятся сделанными. Хани - мой защитник. Взгляните на это: По некоторым причинам, Колорадское Правление Туризма всё время посылает

мне письма по электронной почте. (Последний раз, они сообщали мне о фестивале в Колорадо-Спрингсе, представляя самого известного шута в мире). Я попросил, чтобы Хани мягко попросила их, чтобы они перестали присылать пресс-релизы. Вот то, что она послала:

Привет всем,

Якобс часто получает почту от Колорадских новостей, слишком часто. Они – определенно интересны. Однако, эти темы не являются подходящими для «Esquire».  Кроме того, мы действительно понимаем, что Вы проявили много инициативы, работая над этими статьями и посылая их

нам. Мы понимаем. К сожалению, эти статьи и письма слишком много отнимают времени на их прочтение.

В настоящее время, эти письма не удовлетворяют правильным целям для нас обоих. Поэтому, мы просим прекратить посылать эти письма.

Мы не хотим унижать Вашу исследовательскую работу этим.

Мы надеемся, что Вы тоже всё поймете.

С благодарностью,

Хани К. Б.

Это - лучшее уведомление об отказе в истории журналистики. Это чрезвычайно вежливо, но в этом есть небольшое затаенное чувство негодования. Хани кажется возмущенной, что Колорадо мог бы потратить впустую ценное время Якобса.

* * *

Я решаю проверить следующие логические отношения: мой брак. Эти споры с моей женой убивают меня, частично потому, что Джули - намного лучший спорщик, чем я. Возможно Аша сможет добиться большего успеха:

Привет Аша.

Моя жена была раздражена мной, потому что я забыл получить наличные деньги в банкомате... Интересно, можешь ли ты сказать ей, что я люблю ее, но мягко напомнить ей, что она также забывает вещи - она потеряла свой бумажник дважды в прошлом месяце. И она забыла купить маникюрные ножницы для Джаспер.

А.Я.

Я не могу сказать Вам насколько острые ощущения я испытал от посылки того письма. Довольно трудно стать намного более пассивно-агрессивным чем препираться с женой через электронную почту от субконтинента на той стороне планеты. Следующим утром Аша переадресовала мне письмо, которое она послала Джули.

Джули.

Я действительно понимаю твой гнев по поводу того, что я забыл снять деньги в банкомате. Я был забывчив, и я сожалею об этом.

Но я предполагаю, что это не изменит того факта, что я очень тебя люблю...

С любовью, А.Я.

P. S. Это Аша, пишущая от имени г. Якобса.

Как будто этого не было достаточно, она также послала Джули электронную открытку. Я открыл её: два обнимающихся игрушечных мишки, со словами: «В любое время, когда ты захочешь обняться, у меня будет одно объятие для тебя... Я сожалею».

Проклятье! Мои аутсорсеры слишком чертовски милы! Они извинились, но потревожили мои маленькие заморочки. Они пытаются спасти меня от меня самого. Они добрались до суперэго в моём подсознании. Я чувствую себя кастрированным. Хотя Джули, с другой стороны, кажется весьма рада: «Это мило, сладкий мой. Я прощаю тебя».

* * *

НЕСМОТРЯ НА ТРИ недели с моей командой поддержки, я все еще встревожен. Возможно это вина «Chicken Dance Elmo», которого любит мой сын из-за простых и быстрых движений, но который медленно сводит меня с ума. Неважно какая причина, я полагаю, что пришло время завоевывать другую границу: делегировать мою внутреннюю жизнь.

Во-первых, я попытался делегировать мою терапию. Мой план состоит в том, чтобы дать Аше список моих неврозов и детскую историю или две, чтобы она с моим психиатром минут 50, а затем передала мне его советы. Умно, не так ли? Мой психиатр отказался. Этика или что-то типа того. Прекрасно. Вместо этого, я сделал так, чтобы Аша послала мне дотошно

исследованную запись о снятии стресса. У этого решения был хороший индийский аромат с несколькими положениями из йоги и некоторой визуализацией.

Это было хорошо, но казалось недостаточным. Я решил, что я должен делегировать свое беспокойство. В течение прошлых нескольких недель я рвал на себе волосы, потому что коммерческая сделка отнимала слишком много времени для своего завершения. Я спросил Хани, не хочет ли она порвать на себе волосы вместо меня. Всего несколько минут в день. Она подумала, что это замечательная идея. «Я буду волноваться об этом каждый день», - написала она. «Не волнуйтесь».

Аутсорсинг моих неврозов был одним из самых успешных экспериментов месяца. Каждый раз, когда я начинал размышлять, я напоминал себе, что Хани уже был наготове, и я расслаблялся. Без шуток – это стоило начать хотя бы ради этого.

Сразу: Где Вы будете

         «Будущее уже здесь. Просто оно пока не так сильно распространено.»

—Вильям Гибсон, автор Neuromancer, придумал термин «киберпространство» в 1984

Вот предварительный просмотр полной автоматизации.

Я проснулся этим утром, и, так как это был понедельник, проверял свою электронную почту в течение одного часа после изящного завтрака по Буэнос-Айресски. Совмя из Индии нашел моего давно потерянного одноклассника из средней школы, и Анакуй из «YMII» скомпоновал отчет о научно-исследовательской работе по счастливой пенсии, и отчёт о средних ежегодных часах работы в различных областях деятельности. Интервью на это неделе были запланированы третьим индийским помощником, который также нашел контактную информацию лучших школ Кендо в Японии и лучших учителей сальсы на Кубе. В следующей папке электронной почты, я был рад увидеть, что мой менеджер в Теннесси, Бет, решил почти две дюжины проблем за последнюю неделю (поддерживая в хорошем настроении наших наибольших клиентов из Китая и Южной Африки) - и также скоординировал мои

калифорнийские налоги, чтобы они регистрировались моими бухгалтерами в Мичигане. Налоги были заплачены через мою кредитную карту, и быстрый взгляд на мои счета в банке подтвердил, что Шэйн и остальная часть команды процессинга кредитных карт вносили больше наличных денег, чем прошлый месяц. Все было правильно в мире автоматизации.

Это был красивый солнечный день, и я закрыл свой ноутбук с улыбкой. За завтрак в буфете, работающем по системе "ешьте сколько влезет" с кофе и апельсиновым соком, я заплатил 4 доллара. Индийские аутсорсеры стоят примерно 4-10 долларов в час. Мои отечественные аутсорсеры оплачиваются только за выполнение конкретной работы или за доставку продукта. Это создает любопытное деловое явление: отрицательный поток наличности невозможен.

Забавные вещи случаются, когда Вы зарабатываете доллары, живете на песо, и расплачиваетесь в рупиях, но это – только начало.

Но я – наёмный рабочий! Как мне это поможет?

    «Никто не может дать вам свободу. Никто не может дать вам равенство, справедливость или что-то еще. Если ты человек – ты сам это берешь.»

—Малкольм Икс, Говорит Малкольм Икс

Обладание удаленным личным помощником является огромным исходным пунктом и является маркером того, что Вы научились отдать приказы и быть командующим, а не тем, кем командуют. Это - небольшие учебные колеса для самого важного из навыков Нового Богача: удаленное управление и коммуникация.

Пришло время узнать, как быть боссом. Это не является занятием отнимающим много времени. Это дешево, и не имеет рисков. Нуждаетесь Вы в ком-то на данном этапе или нет – совершенно несущественно. Это задание.

Это - также лакмусовый тест на предпринимательство: Вы можете управлять (прямо и жестоко) другими людьми? Если вы у вас будут надлежащие инструкции и практика, то думаю, да. Большинство предпринимателей терпит неудачу, потому что они ныряют в неизведанную глубину бассейна, даже не научившись плавать для начала. Используя виртуального помощника (ВА) в качестве простого упражнения, основы управления проходятся в 2-4-недельном тесте, стоящем примерно 100-400

долларов. Это - инвестиции, не расход, и доходы от этой инвестиции поразительны. Они будут возмещены за максимум 10-14 дней, после которых это будет – чистая, экономящая время, прибыль. Чтобы стать Новым Богачом не достаточно просто работать более интеллектуально. Необходимо построить систему, чтобы заменить ей себя.

Это - первое упражнение.

Даже если у Вас нет никакого намерения стать предпринимателем, это - окончательное продолжение нашего «80/20» и процесса устранения: Подготовка кого-то, кто заменит Вас, (даже если это никогда не случится) произведет ультра-очищенный свод правил, который сократит остающийся жир и избыточность из Вашего списка. Вялые незначительные задачи будут

исчезать, как только кто-то получит деньги, чтобы сделать их.

Но что по поводу стоимости?

Это - препятствие, которое является самым сложным для большинства. Если я могу сделать это лучше чем помощник, почему я вообще должен им платить? Потому что цель состоит в том, чтобы освободить Ваше время, чтобы сосредоточиться на больших и лучших вещах.

Эта Глава - дешевое упражнение для того, чтобы провести Вас мимо этого ограничителя стиля жизни. Абсолютно необходимо, чтобы Вы поняли, что Вы самостоятельно всегда можете сделать дешевле что угодно. И это не означает, что Вы хотите провести Ваше время, делая это. Если Вы проводите свое время, стоящее 20-25 долларов в час, делая то-то, что кто-то

еще сделает за 10 долларов в час, то это - просто плохое использование ресурсов. Важно сделать крошечные шаги к тому, чтобы платить другим людям за то, чтобы они делали работу для Вас. Немногие делают это, что и является одной из причин того, что у так немногих людей есть свой идеальный стиль жизни.

Даже если стоимость иногда больше в час, чем Вы в настоящее время зарабатываете, дело часто всё равно стоит того.

Давайте предположим, что Вы делаете 50000 долларов и таким образом 25 долларов в час (работая с 9 до 6, с понедельника до пятницы, в течение 50 недель ежегодно). Если Вы платите первоклассному помощнику 30 долларов в час, и он спасает Вам один полный 8-часовой день в неделю, то Ваша стоимость (вычитая то, что Вам заплатили) 40 долларов за то, что освободился дополнительный день. Вы заплатили бы 40 $ в неделю, чтобы работать с понедельника по четверг? Я бы – да, и я делаю это. Имейте в виду, что это – самый худший по стоимости сценарий. Но что, если Ваш босс волнуется?

Это - в значительной степени надуманный вопрос, и его предотвращение лучше, чем лечение. Нет никакой этической или юридической причины для босса, чтобы знать что Вы делаете, если Вы выбираете несекретные задачи. Первый вариант

состоит в том, чтобы переназначить личные задачи. Время - это время, и если Вы проведете время на хозяйственных работах и поручениях, которое могло бы быть потрачено лучше в другом месте, то виртуальный помощник улучшит жизнь и обучение управлению. Во-вторых, Вы можете делегировать деловые задачи, которые не включают финансовую информацию или

информацию о Вашей компании.

Готовы построить армию помощников? Давайте сначала взглянем на темную сторону делегирования. Сделаем обзор для того, чтобы предотвратить злоупотребления властью и расточительное поведение.

Опасности делегирования: Перед тем как начать

  «Первое правило любой технологии, используемой в бизнесе: автоматизация,  примененная к эффективной операции, усиливает эффективность.

Второе: автоматизация,  примененная к неэффективной операции усиливает неэффективность.»      —Билл Гейтс

Вам когда-либо давали нелогичные указания, вручали незначительную работу, или приказывали сделать что-либо самым неэффективным возможным способом? Не весело и не производительно.

Теперь Ваша очередь показать, что Вы знаете лучше. Делегирование должно использоваться как дальнейший шаг к сокращению работы, а не как оправдание для создания больших движений и добавления незначительной работы. Помните – пока что-либо не является четко определенным и важным, никто не должен делать этого. Устраните прежде, чем Вы делегируете.

Никогда не автоматизируйте то, что может быть устранено, и никогда не делегируйте то, что может быть  автоматизировано или упрощено. Иначе, Вы тратите впустую чье-то время вместо своего собственного, которое теперь тратит впустую Ваши с трудом заработанные деньги. Как насчёт стимула быть продуктивным и производительным? Теперь Вы играете со своим собственным тестом. Это кое-что, с чем я хочу, чтобы Вам стало комфортно, и этот крошечный шаг - маленькая игра.

Я говорил об устранении прежде, чем Вы делегируете?

Например, это популярно среди руководителей, чтобы их помощники читали электронную почту. В некоторых случаях это ценно. В моем случае я использую фильтры спама, автоответчик с ответами на часто задаваемые вопросы, и автоматическую переадресацию аутсорсерам, чтобы ограничить мои обязательства по ответам на почту до 10-20 электронных писем в неделю. В неделю мне требуются 30 минут, потому что я использовал системы – устранения и автоматизации – чтобы сделать это так.

И при этом я не использую помощника, чтобы установить встречи и конференц-звонки, потому что я устранил встречи.

Если я должен договориться о странном 20-минутном звонке в этом месяце, то я пошлю электронное письмо с одним или двумя предложениями и это будет сделано.

Принцип номер один – очистить правила и процессы прежде, чем добавить людей. Используйте людей, чтобы усилить очищенный процесс, умножая продуктивность; используйте людей как решение плохого процесса умножающего проблемы.